Checklist pour organiser un atelier de collage
Un atelier de collage se prépare mieux en séparant les inscriptions, le matériel et l’installation de la salle. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’accompagnement des participants. Prévoyez les besoins alimentaires, testez la présentation et répartissez le matériel par table avant l’arrivée du groupe. Le jour même, gardez du temps pour l’accueil, les boissons et le réassort.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date de l'atelier
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer le programme aux participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier le matériel de travail
2 personnes
Créer des collages d'exemple
Tester la musique et la présentation
Répartir le matériel par table
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Protéger les tables
2 personnes
Aménager la table de présentation
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Installer la table d’accueil
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter l’atelier
Présenter le matériel d'inspiration
Accompagner les participants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les tables de travail au fur et à mesure
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Encadrer la ronde du soir
3 personnes
Laisser sécher les collages
2 personnes
Présentation du travail
2 personnes
Faire le check-out des participants
Suivi
Rassembler le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace de travail
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Rendre les articles empruntés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 6
- Chaisesqté 32
- Tables de présentationqté 2
- Porte-manteauxqté 2
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Tassesqté 35
- Verres à boireqté 35
- Assiettesqté 35
- Couvertsqté 35
- Plateaux de serviceqté 4
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Ordinateurs portables
- Projecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
Matériel d’art
- Tapis de découpeqté 30
- Ciseauxqté 30
- Pinceauxqté 30
- Palettes de mélangeqté 30
- Gobelets d'eauqté 30
- Tabliersqté 30
- Règlesqté 30
- Crayonsqté 30
- Gommesqté 30
- Corbeilles à papierqté 6
- Étagères de séchageqté 6
Décoration
- Nappesqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 4
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Confirmez la date et envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions sans précipitation. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 7 jours avant l’atelier.
- Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et clôturez la liste des participants au plus tard 3 jours avant. Vous pourrez ainsi adapter les courses et les amuse-bouches.
- Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les rallonges la veille. Un essai de 15 minutes suffit souvent à repérer un câble manquant ou un problème de son.
- Répartissez les tapis de découpe, ciseaux, règles, crayons et autres fournitures par table avant l’ouverture. Gardez quelques exemplaires de rechange près de la table de présentation.
- Préparez le café, le thé et les boissons avant l’accueil, puis vérifiez-les au moins une fois pendant l’atelier. Les tasses, verres, assiettes, couverts et poubelles sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent nécessaires dès la première pause.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de collage ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant afin de finaliser les participants, les besoins alimentaires et les achats.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier de collage ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes le jour même pour installer les tables et les chaises, protéger les surfaces, répartir le matériel et préparer l’accueil. Ajoutez 15 minutes pour tester la musique et la présentation si cela n’a pas été fait la veille.
- Que faut-il préparer sur chaque table de collage ?
- Prévoyez un tapis de découpe, des ciseaux, des règles, des crayons, des gommes, des pinceaux, des palettes et des gobelets d’eau par table. Ajoutez les tabliers et les corbeilles à papier avant l’arrivée des participants, puis gardez une réserve accessible.
- Quand préparer le café et les boissons pour l’atelier ?
- Préparez le café et le thé 15 à 20 minutes avant l’accueil, et mettez les boissons au frais au moins 2 heures à l’avance. Vérifiez ensuite le niveau des boissons pendant l’atelier, notamment avant la pause.
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