Zo organiseer je een collageworkshop

Begin met de datum, het aantal deelnemers en een duidelijke tijdsplanning. Verwerk daarna de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en stuur het programma voordat je materialen en boodschappen regelt. Op de dag zelf draait alles om een logische indeling: beschermde werktafels, materiaal per tafel, een aparte presentatietafel en een ontvangstpunt. Test laptop, projector en speakers vooraf en houd tijd over om deelnemers rustig te ontvangen en te begeleiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopdatum bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Programma naar deelnemers sturen
7
Boodschappenlijst controleren
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Werkmateriaal sorteren
2 personen
10
Voorbeeldcollages maken
11
Muziek en presentatie testen
12
Materialen per tafel verdelen
2 personen
13
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
14
Tafels beschermen
2 personen
15
Presentatietafel inrichten
16
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
17
Dranken koud zetten
18
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

19
Deelnemers ontvangen
2 personen
20
Aanwezigheid registreren
21
Workshop uitleggen
22
Inspiratiemateriaal toelichten
23
Deelnemers begeleiden
3 personen
24
Dranken bijvullen
25
Hapjes serveren
2 personen
26
Werktafels tussentijds aanvullen
2 personen
27
Pauze begeleiden
2 personen
28
Avondronde begeleiden
3 personen
29
Collages laten drogen
2 personen
30
Werk presenteren
2 personen
31
Deelnemers uitchecken

Nazorg

32
Materialen verzamelen
3 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
36
Werkruimte schoonmaken
2 personen
37
Overgebleven materiaal opbergen
2 personen
38
Deelnemersbedankje versturen
39
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 32
Presentatietafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Mokkenaantal 35
Drinkglazenaantal 35
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Laptops
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Kunstmateriaal

Snijmattenaantal 30
Scharenaantal 30
Kwastenaantal 30
Mengpalettenaantal 30
Waterbekersaantal 30
Schortenaantal 30
Linialenaantal 30
Potlodenaantal 30
Gummenaantal 30
Papierbakkenaantal 6
Droogrekkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Welkomstbord
Routebordjesaantal 4
Naamkaartstandaardsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk uiterlijk een week vooraf de deelnemerslijst bij en gebruik die voor materiaal, stoelen, koffie, thee en hapjes. Zo merk je dieetwensen niet pas bij het serveren op.
Maak per tafel één complete materiaalset klaar met snijmatten, scharen, kwasten, mengpaletten, waterbekers en papier. Reken niet op één centrale voorraad: dat veroorzaakt wachten en geloop.
Bescherm de werktafels voordat papier, verf en water worden neergezet. Zet afvalbakken en papierbakken binnen handbereik en plaats droogrekken waar werkstukken niet in de weg staan.
Test de presentatie, laptop, projector, speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 30 minuten vóór ontvangst. Controleer ook of het scherm vanaf de achterste stoel leesbaar is.
Zet koffie en thee vóór de start klaar, maar houd dranken tijdens het werken op een vaste plek. Vul bij en serveer hapjes pas nadat de uitleg is afgerond, zodat materialen en werkstukken niet worden omgestoten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een collageworkshop voor te bereiden?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw op de dag zelf. Reken daarnaast op ongeveer 1 uur voor het sorteren van werkmateriaal en het maken van voorbeeldcollages, bij voorkeur uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer stuur je de uitnodigingen voor een collageworkshop?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vóór de workshop. Vraag meteen om een aanmelding en dieetwensen, zodat je uiterlijk 1 week vooraf de deelnemerslijst en boodschappen kunt afronden.
Hoe verdeel je materialen voor een collageworkshop?: Maak per tafel één set en controleer die aan de hand van de verwachte groepsgrootte. Leg de materialen minimaal 30 minuten vóór de ontvangst klaar, met extra papier en enkele reservescharen centraal beschikbaar.
Wat zet je klaar voor de ontvangst van deelnemers?: Richt minstens 30 minuten vóór aanvang een ontvangsttafel in met de deelnemerslijst en praktische informatie. Zet stoelen, kapstokken en afvalbakken klaar voordat je de aanwezigen registreert en de workshopuitleg start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.