Zo organiseer je een cocktailworkshop

Een cocktailworkshop staat of valt met een goede volgorde: bepaal eerst het aantal deelnemers en de recepten, regel daarna locatie en begeleiding en werk vervolgens de inkopen en werkstations uit. Test elke cocktail vooraf, zodat je weet welke glazen, hoeveelheden en hulpmiddelen nodig zijn. Verzamel dieetwensen op tijd en bereid fruit, garnituren, siropen en infusies vooraf voor. Op de dag zelf draait alles om gekoelde dranken, genoeg ijs en een werkplek per groep.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen registreren
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst bevestigen
5
Cocktailrecepten selecteren
2 personen
6
Cocktailrecepten testen
2 personen
7
Locatie reserveren
8
Workshopbegeleider bevestigen
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Voorraad houdbare producten controleren
12
Verse ingrediënten ophalen
13
Glazen en materialen controleren
2 personen
14
Cocktailkaarten printen
15
Naamkaartjes maken
16
Dranken koelen
2 personen
17
Fruit wassen en snijden
2 personen
18
Garnituren voorbereiden
2 personen
19
Siroop en infusies voorbereiden
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Werkstations inrichten
3 personen
22
Bar en ontvangst inrichten
2 personen
23
Versiering ophangen
2 personen
24
Muziek en verlichting testen
25
Werkbladen en recepten klaarleggen
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
28
Workshop en veiligheidsregels uitleggen
29
Cocktailtechnieken demonstreren
30
Eerste cocktail begeleiden
3 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Werkstations tussendoor opruimen
2 personen
34
Tweede cocktail begeleiden
3 personen
35
Derde cocktail begeleiden
3 personen
36
Alcoholvrije cocktails serveren
2 personen
37
Koffie en thee serveren
38
Laatste ronde aankondigen
39
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

40
Overgebleven drank veilig afsluiten
2 personen
41
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
42
Servies en glazen afwassen
3 personen
43
Werkbladen schoonmaken
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Decoratie verwijderen
2 personen
46
Apparatuur reinigen
2 personen
47
Locatie nalopen en afsluiten
2 personen
48
Geleende materialen retourneren
49
Ongebruikte houdbare voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Barkrukkenaantal 6
Tafelkleedaantal 8

Servies

Cocktailglazenaantal 30
Tumblerglazenaantal 30
Wijnglazenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Champagneglazenaantal 24
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Cocktailrietjesaantal 100
Cocktailprikkersaantal 100

Apparatuur

Cocktailshakersaantal 12
Barmaatjesaantal 12
Barlepelsaantal 12
Zevenaantal 12
Muddlersaantal 12
IJslepelsaantal 6
Blendersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 6
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Maatbekersaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 2
Waterkoker

Decoratie

Naamkaartjesaantal 24
Cocktailmenukaartenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Test de gekozen cocktailrecepten vóór je boodschappenlijst definitief maakt. Noteer per cocktail het glas, de garnering, het benodigde barmaatje en de hoeveelheid ijs; zo voorkom je dat een recept op de avond zelf niet uitvoerbaar blijkt.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf definitief en vraag bij de aanmelding naar dieetwensen. Deel de groep daarna in per werkstation en leg per station een shaker, barlepel, zeef, muddler en maatbeker klaar.
Plan verse ingrediënten niet te vroeg. Haal fruit en andere kwetsbare producten op de dag zelf of maximaal één dag eerder, was en snijd ze pas vlak voor de workshop en bewaar garnituren gekoeld.
Koel dranken enkele uren vooraf en controleer de ijsvoorraad voordat deelnemers binnenkomen. Voorzie naast cocktailglazen ook waterglazen en zet water op elke tafel; dat wordt bij workshops vaak vergeten.
Richt de ruimte eerst functioneel in: werktafels met voldoende loopruimte, daarna de bar en ontvangst. Leg cocktailkaarten, werkbladen en naamkaartjes klaar en test muziek en verlichting minimaal 30 minuten voor aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoeveel cocktails maak je tijdens een cocktailworkshop?: Plan meestal twee tot drie cocktails per deelnemer voor een workshop van twee tot drie uur. Test de recepten vooraf en reken per ronde ook tijd voor uitleg, mengen en proeven.
Hoeveel deelnemers kunnen aan één cocktailtafel werken?: Houd vier tot zes deelnemers per werkstation aan. Bij meer mensen staan shakers, glazen en ingrediënten snel in de weg; zet bij een grotere groep meerdere identieke stations klaar.
Wanneer moet je de ingrediënten voor een cocktailworkshop inkopen?: Controleer houdbare producten ongeveer één week vooraf en koop verse ingrediënten één dag vooraf of op de dag zelf. Snijd fruit en maak garnituren pas enkele uren voor de start, zodat ze vers blijven.
Hoeveel ijs heb je nodig voor een cocktailworkshop?: Reken minimaal 1 tot 1,5 kilo ijs per deelnemer voor een workshop met twee tot drie cocktails. Voorzie extra ijs voor het koelen van dranken en vul koelboxen of ijsbakken vóór de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.