Zo organiseer je een clubkampioenschap

Begin met de wedstrijdbasis: leg datum, parcours en categorieën vast voordat je inschrijvingen opent. Controleer daarna vergunningen en meldingen, publiceer het reglement en verdeel de functies die op de wedstrijddag nodig zijn. Een clubkampioenschap loopt meestal vast bij onduidelijke startgroepen, onvoldoende verkeersbegeleiding of materiaal dat pas op de ochtend zelf wordt gecontroleerd. Werk daarom met vaste deadlines en sluit af met een parcoursinspectie, briefing en weerscheck.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
2 personen
3
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
4
Wedstrijdreglement publiceren
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Juryleden bevestigen
2 personen
11
Verkeersregelaars indelen
2 personen
12
Rondeposten indelen
2 personen
13
Fotograaf bevestigen
14
Geluid en microfoon reserveren
15
Prijzencategorieën bepalen
2 personen
16
Startnummers ontwerpen
17
Startnummers afdrukken
18
Parcours inspecteren
3 personen
19
Gevaarlijke punten markeren
3 personen
20
Verkeersplan verspreiden
2 personen
21
Prijzen en medailles bestellen
22
Vrijwilligersbriefing plannen
23
Deelnemerslijst controleren
2 personen
24
Startgroepen indelen
2 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Materialen verzamelen
3 personen
29
Fietsen voor controle klaarzetten
2 personen
30
Startlijst afdrukken
31
Draaiboek afdrukken
32
Dranken koelen
2 personen
33
Parcours uitzetten
6 personen
34
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Catering klaarzetten
3 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Jurytafel inrichten
2 personen
40
Veiligheidsmateriaal plaatsen
3 personen
41
Vrijwilligers briefen
3 personen

Event

42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Startnummers uitdelen
3 personen
44
Fietsen technisch controleren
3 personen
45
Renners naar startvak begeleiden
2 personen
46
Openingsbriefing geven
2 personen
47
Startsein geven
2 personen
48
Rondeposten bemannen
8 personen
49
Tussentijden registreren
2 personen
50
Finishpassages registreren
3 personen
51
Verkeerspunten bewaken
6 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Uitslagen controleren
3 personen
57
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
58
Winnaars aankondigen
2 personen
59
Prijzen uitreiken
3 personen
60
Groepsfoto maken
2 personen
61
Buffet aanvullen
3 personen
62
Servies ophalen
2 personen
63
Muziek verzorgen
64
Laatste ronde aankondigen
65
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Parcoursmaterialen verzamelen
6 personen
67
Verkeersmaterialen verwijderen
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Koelboxen legen
2 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Locatie schoonmaken
4 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Uitslagen publiceren
76
Foto's en uitslagen delen
77
Prijzenbestand archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Inschrijftafel
Jurytafel
Statafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Rondebord
Rondetellersaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Klembordenaantal 10
Reservefietspompenaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reserve binnenbandenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 10
Racehekkenaantal 20
Pionnenaantal 40
Vlaggenaantal 20
Fluitjesaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Tijdwaarnemingsklok
Finishbel
Tenten voor materiaalaantal 2
Trofeeënaantal 12
Medaillesaantal 36
Certificatenaantal 36
Start- en finishboog
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Laptop
Printer
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Clubvlaggenaantal 12
Bannersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12
Broodmessenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsaantal 3
Handvegersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours uiterlijk enkele weken voor de wedstrijd vast en inspecteer het daarna opnieuw. Markeer gevaarlijke punten met pionnen, afzetlint, vlaggen of racehekken en verspreid het verkeersplan vóór de wedstrijddag.
Open de inschrijving pas nadat categorieën, reglement en startprocedure duidelijk zijn. Controleer de deelnemerslijst minimaal 3 dagen vooraf en maak daarna de startgroepen, zodat wijzigingen niet meer doorwerken in de briefing.
Plan vrijwilligers per taak in plaats van alleen een totaal aantal te verzamelen. Bezet rondeposten, verkeersposten, inschrijving en jury afzonderlijk en geef iedereen tijdens één briefing de route, tijden en communicatiewijze door.
Controleer wedstrijdmateriaal minstens 1 dag eerder. Leg startnummers, houders, stopwatches, rondetellers, rondebord, klemborden en reservefietsmateriaal bij elkaar; zoek op de wedstrijddag niet meer naar bandenlichters of binnenbanden.
Regel prijzen, medailles, geluid en catering vóór de laatste week. Zet partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken en de inschrijf- en jurytafel klaar volgens een plattegrond, en controleer de weersverwachting 24 uur vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een clubkampioenschap organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, parcours, categorieën en vergunningen. Open de inschrijving ongeveer 4 tot 6 weken voor de wedstrijd en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een clubkampioenschap?: Plan minimaal één persoon voor inschrijving, één juryteam, één coördinator en per gevaarlijk kruispunt of rondepost een verkeersregelaar of postmedewerker. Tel daar minstens 2 reservevrijwilligers bij op voor uitval op de dag zelf.
Wanneer moet je het parcours van een clubkampioenschap controleren?: Inspecteer het parcours bij het vastleggen en nogmaals 1 tot 2 dagen voor de wedstrijd. Controleer dan wegwerkzaamheden, losse obstakels, gevaarlijke punten en de plaats van kegels, afzetlint, hekken en verkeersregelaars.
Wanneer maak je de startgroepen voor een clubkampioenschap?: Maak de voorlopige startgroepen 2 tot 3 dagen vooraf op basis van de gecontroleerde deelnemerslijst. Bevestig ze na de laatste inschrijvingswijzigingen en leg de definitieve indeling klaar bij de inschrijftafel en start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.