Cómo organizar un campeonato del club sin dejar cabos sueltos

Un campeonato del club se organiza en este orden: primero se fijan la fecha, el recorrido y las categorías; después se publica el reglamento y se abren las inscripciones. Cuando ya sabes cuántos participantes habrá, puedes repartir grupos, puestos, voluntarios y material sin improvisar. La revisión del recorrido y del plan de tráfico debe hacerse antes del día de la prueba, no durante el montaje. Reserva también con tiempo el jurado, el sonido, el fotógrafo y los premios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
2 personas
3
Determinar las categorías del concurso
2 personas
4
Publicar el reglamento de la competición
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reclutar voluntarios
2 personas
10
Confirmar al jurado
2 personas
11
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
12
Distribuir los puestos de ronda
2 personas
13
Confirmar fotógrafo
14
Reservar sonido y micrófono
15
Definir categorías de premios
2 personas
16
Diseñar los dorsales
17
Imprimir los dorsales
18
Inspeccionar el recorrido
3 personas
19
Marcar puntos peligrosos
3 personas
20
Distribuir el plan de tráfico
2 personas
21
Encargar premios y medallas
22
Planificar la reunión informativa de voluntarios
23
Comprobar la lista de participantes
2 personas
24
Dividir los grupos de salida
2 personas
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Comprobar la lista de la compra
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Reunir los materiales
3 personas
29
Preparar las bicicletas para la revisión
2 personas
30
Imprimir la lista de salida
31
Imprimir el plan de trabajo
32
Enfriar bebidas
2 personas
33
Marcar el recorrido
6 personas
34
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
35
Colocar mesas y sillas
4 personas
36
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
37
Preparar la restauración
3 personas
38
Probar el sistema de sonido
2 personas
39
Preparar la mesa del jurado
2 personas
40
Colocar el material de seguridad
3 personas
41
Informar a los voluntarios
3 personas

Evento

42
Recepción de participantes
4 personas
43
Repartir dorsales
3 personas
44
Revisar técnicamente las bicicletas
3 personas
45
Acompañar a los corredores a la zona de salida
2 personas
46
Dar la reunión inicial
2 personas
47
Dar la señal de inicio
2 personas
48
Cubrir los puestos de la vuelta
8 personas
49
Registrar los tiempos parciales
2 personas
50
Registrar los pasos por la meta
3 personas
51
Vigilar los puntos de tráfico
6 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los resultados
3 personas
57
Preparar la entrega de premios
3 personas
58
Anunciar a los ganadores
2 personas
59
Entregar premios
3 personas
60
Hacer una foto de grupo
2 personas
61
Reponer el bufé
3 personas
62
Recoger la vajilla
2 personas
63
Proporcionar la música
64
Anunciar la última ronda
65
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

66
Recoger materiales del recorrido
6 personas
67
Retirar los materiales de tráfico
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Apagar el equipo de sonido
2 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Vaciar neveras portátiles
2 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Limpiar el lugar
4 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Publicar los resultados
76
Compartir fotos y resultados
77
Archivar el archivo de precios

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 80
Mesa de inscripción
Mesa del jurado
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 80
Tazas de cafécant. 80
Cucharonescant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Portadorsalescant. 150
Platos redondos
Contadores de vueltacant. 4
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 10
Bombas de bicicleta de repuestocant. 3
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Conos de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 10
Vallas de carreracant. 20
Conoscant. 40
Banderascant. 20
Silbatoscant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Cronómetro
Campana de meta
Carpas para materialcant. 2
Trofeoscant. 12
Medallascant. 36
Certificadoscant. 36
Arco de salida y meta
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes desechablescant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Portátil
Impresora
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2

Decoración

Banderas del clubcant. 12
Bannerscant. 6
Globoscant. 100
Mantelescant. 12
Señales de orientacióncant. 12
Carteles direccionalescant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12
Cuchillos de pancant. 3
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Limpieza

Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Escobascant. 3
Escobas de manocant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Cepillos para fregarcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recorrido y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 4 semanas para comprobar notificaciones, restricciones y posibles puntos conflictivos del trayecto.
Publica el reglamento antes de enviar las invitaciones e indica categorías, horarios, sistema de vueltas y criterios de los premios. Así reduces cambios de última hora y preguntas repetidas durante las inscripciones.
Calcula los grupos de salida y los puestos de ronda cuando falten unos 7 días, usando la lista real de participantes. En ese momento confirma también las preferencias dietéticas y cualquier necesidad especial.
Haz una inspección completa del recorrido entre 3 y 7 días antes: marca peligros, coloca el plan de tráfico y asigna a cada regulador una posición concreta. Entrega chalecos reflectantes, silbatos y un briefing breve antes de empezar.
Prepara dorsales, portadorsales, cronómetros, contadores de vuelta y hojas del jurado por separado, y cuenta cada unidad el día anterior. Ten a mano bombas, desmontadores y cámaras de repuesto: una avería sencilla puede detener una salida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campeonato del club?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, las invitaciones, el jurado, el sonido y los premios suelen necesitar más margen que el montaje físico.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones?: Ábrelas después de fijar el recorrido, las categorías y el reglamento, normalmente unas 4 semanas antes. Ciérralas entre 5 y 7 días antes para poder formar los grupos de salida y preparar los dorsales.
¿Cuándo hay que revisar el recorrido y organizar el tráfico?: Haz una primera inspección al menos 7 días antes y una comprobación final entre 24 y 48 horas antes. En la reunión de voluntarios, asigna cada punto y explica el plan de tráfico antes de entregar los puestos.
¿Qué material conviene comprobar el día anterior?: Cuenta dorsales, cronómetros, contadores de vuelta, portapapeles, conos, vallas, cinta y banderas el día anterior. Prepara además las bicicletas de apoyo con bombas, desmontadores y cámaras de repuesto para evitar buscar material durante la prueba.

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