Organiser un championnat du club sans rien laisser au hasard

Un championnat du club se prépare d’abord sur le papier, puis sur le parcours. Commencez par fixer la date, le tracé et les catégories avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez les autorisations, les jurés, les signaleurs et le matériel de chronométrage. Les oublis les plus fréquents concernent le briefing des bénévoles, les besoins alimentaires, les dossards et le plan de circulation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le parcours
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
3
Définir les catégories de compétition
2 personnes
4
Publier le règlement du concours
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Confirmer les jurés
2 personnes
11
Répartir les signaleurs
2 personnes
12
Répartir les postes du parcours
2 personnes
13
Confirmer le photographe
14
Réserver la sonorisation et le micro
15
Définir les catégories de prix
2 personnes
16
Concevoir les dossards
17
Imprimer les dossards
18
Inspecter le parcours
3 personnes
19
Signaler les zones dangereuses
3 personnes
20
Distribuer le plan de circulation
2 personnes
21
Commander les prix et médailles
22
Planifier le briefing des bénévoles
23
Vérifier la liste des participants
2 personnes
24
Répartir les groupes de départ
2 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Rassembler le matériel
3 personnes
29
Préparer les vélos pour le contrôle
2 personnes
30
Imprimer la liste de départ
31
Imprimer le déroulé
32
Refroidir les boissons
2 personnes
33
Mettre en place le parcours
6 personnes
34
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Installer la table du jury
2 personnes
40
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
41
Briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Distribuer les dossards
3 personnes
44
Vérifier techniquement les vélos
3 personnes
45
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
2 personnes
46
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
47
Donner le signal de départ
2 personnes
48
Assurer les postes circulaires
8 personnes
49
Enregistrer les temps intermédiaires
2 personnes
50
Enregistrer les passages à l'arrivée
3 personnes
51
Surveiller les points de circulation
6 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les résultats
3 personnes
57
Préparer la remise des prix
3 personnes
58
Annoncer les gagnants
2 personnes
59
Remettre les prix
3 personnes
60
Prendre une photo de groupe
2 personnes
61
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
62
Récupérer la vaisselle
2 personnes
63
Fournir la musique
64
Annoncer le dernier tour
65
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

66
Rassembler le matériel du parcours
6 personnes
67
Retirer les matériaux de signalisation
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Vider les glacières
2 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Publier les résultats
76
Partager les photos et les résultats
77
Archiver le fichier des prix

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Table du jury
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 80
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 12

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Tableau rond
Compteurs de tableqté 4
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 10
Barricades de courseqté 20
Cônesqté 40
Drapeauxqté 20
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Horloge de chronométrage
Cloche d’arrivée
Tentes pour le matérielqté 2
Trophéesqté 12
Médaillesqté 36
Certificatsqté 36
Arche de départ et d’arrivée
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2

Décoration

Drapeaux du clubqté 12
Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux indicateursqté 20

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Couteaux à painqté 3
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Balaisqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours et les catégories au moins 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Le règlement doit préciser les horaires, les groupes de départ, les critères de classement et la date limite d’inscription.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le championnat. Vérifiez les doublons, les catégories, les besoins alimentaires et préparez une liste de participants utilisable à la table d’inscription.
Attribuez chaque poste du parcours à un signaleur avec un plan précis. Prévoyez les cônes, le ruban de balisage, les barrières et les gilets réfléchissants avant l’inspection finale du parcours.
Réunissez les bénévoles pour un briefing 60 à 90 minutes avant le départ. Donnez à chacun un horaire, un emplacement, un moyen de communication et la procédure à suivre en cas d’incident.
Préparez les dossards, les chronomètres, les tableaux de résultats et les prix la veille. Le jour J, contrôlez la météo et le parcours au moins 2 heures avant le premier départ, puis gardez une solution pour les zones dangereuses.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un championnat du club ?: Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la compétition, une fois le règlement et les catégories validés. Fixez la clôture 7 à 10 jours avant le départ afin de traiter les inscriptions et d’imprimer les dossards.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un championnat du club ?: Comptez au minimum 6 semaines pour une petite épreuve et 8 à 12 semaines si le parcours demande des autorisations ou plusieurs postes de sécurité. Les bénévoles, les jurés et les prestataires doivent être confirmés avant la dernière semaine.
Quand inspecter le parcours avant le championnat ?: Faites une première inspection 2 à 3 semaines avant l’épreuve, puis un contrôle définitif le jour même, au moins 2 heures avant le départ. Vérifiez les zones dangereuses, le balisage, la circulation et l’état du sol.
Combien de bénévoles faut-il pour un championnat du club ?: Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum un signaleur par point sensible et une personne dédiée à l’inscription, au jury, au chronométrage et à l’accueil. Confirmez les affectations 7 jours avant et faites un briefing de 60 à 90 minutes le jour J.

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