Clubavond organiseren: checklist en planning

Een clubavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een playlist en drank inslaan. Je regelt tegelijk de locatie, aanmeldingen, toegangsregels, muziek, techniek, verlichting, bar en garderobe. Begin met de onderdelen die capaciteit en veiligheid bepalen en werk daarna naar de boodschappen en opbouw toe. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het moment waarop de entreebalie open kan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Toegangsregels bepalen
2 personen
Plattegrond maken
Aanmeldingen definitief maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen
Playlist controleren
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting opbouwen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Entreebalie klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Team instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Toegang controleren
2 personen
Muziek verzorgen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dansvloer vrijhouden
2 personen
Glazen inzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Garderoberekaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 2
Audiokabelset
Laptop
Oplaadkabelsaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-feestlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Kabelmattenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Decoratiedoekaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Schilderstapeaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Gehoorbeschermersaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg toegangsregels en de definitieve gastenlijst uiterlijk één week vooraf vast. Zo weet je hoeveel stoelen, bekers, drank en hapjes nodig zijn en voorkom je discussie aan de entree.
Test geluidsinstallatie, audiomixer, microfoons, laptop en kabels minimaal één dag vooraf samen. Controleer ook verlenghaspels en stekkerdozen; een ontbrekende audiokabel ontdek je liever niet tijdens de soundcheck.
Koel dranken minstens vier uur voor aanvang en gebruik koelboxen voor voorraad die niet direct in de bar past. Zet herbruikbare bekers, schenkkan en serveerbestek al klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen en garderobe, daarna geluid en verlichting, vervolgens versiering en bar. Houd kabels uit looproutes met kabelmatten of schilderstape.
Richt de entreebalie en garderobe in vóór de laatste technische test. Leg kledinghangers klaar, plaats pijlborden en zet afvalbakken op minstens twee logische punten zodat jassen en afval zich niet bij de ingang ophopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een clubavond organiseren?: Begin minstens vier weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het muziekprogramma. Reserveer de laatste week voor definitieve aanmeldingen, boodschappen, dieetwensen en een technische test.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een clubavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Koop daarnaast alcoholvrije opties en houd extra voorraad achter de bar voor een avond die langer duurt.
Wanneer moet ik de techniek van een clubavond testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één dag vooraf en doe op de dag zelf nog een korte soundcheck van 30 tot 60 minuten. Controleer luidsprekers, audiomixer, microfoons, laptop, kabels en stroompunten als één geheel.
Hoe vroeg moet ik beginnen met de opbouw van een clubavond?: Reserveer minimaal 3 uur voor een volledige opbouw met meubilair, garderobe, geluid, verlichting, versiering, bar en entree. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste controle van muziek, dranken, toegangsregels en looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.