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Clubabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Clubabend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Location muss rechtzeitig reserviert, der Zugang geklärt und die Technik getestet sein. Plane Anmeldungen, Ernährungswünsche und Musikprogramm nicht erst am Veranstaltungstag. Kurz vor Beginn zählen gekühlte Getränke, vorbereitete Snacks und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich durch die 51 Aufgaben und 37 benötigten Gegenstände – von der ersten Reservierung bis zum Empfang der Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Musikprogramm festlegen

    2 Personen

  • Zugangsregeln festlegen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Anmeldungen finalisieren

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Ausrüstung sammeln

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Playlist überprüfen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Team einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Zugang kontrollieren

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Tanzfläche freihalten

    2 Personen

  • Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • StühleAnz. 40
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 10
  • KaraffeAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierbesteckAnz. 8

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Audiokabelset
  • Laptop
  • LadekabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-PartylichterAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • DekostoffAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • AbdeckbandAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • GehörschutzAnz. 100

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location möglichst mehrere Wochen vorher und kläre direkt, wann du Zugang bekommst, welche Zugangsregeln gelten und wo Lautsprecher, Lichtstative und Kabel sicher stehen dürfen.
  • Schließe die Anmeldungen einige Tage vor dem Clubabend ab. So kannst du Ernährungswünsche prüfen, Getränke und Snacks berechnen und die Einkaufsliste ohne kurzfristige Nachkäufe finalisieren.
  • Teste Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone, Laptop und Audiokabel spätestens am Vortag gemeinsam. Lade alle Geräte auf und lege Verlängerungskabel sowie Kabelmatten für den Aufbau bereit.
  • Kühle die Getränke mindestens vier Stunden vor dem Einlass und richte Bar und Buffet getrennt voneinander ein. Karaffen, wiederverwendbare Becher, Teller und Servierbesteck gehören dann bereits an ihren Platz.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: zuerst Tische, Stühle und Garderobe, danach Beschallung und Beleuchtung, zuletzt Dekoration, Wegweiser und Empfangstresen. So bleiben Wege frei und die Technik wird nicht versehentlich umgestellt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Clubabend organisieren?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit der Location und den Einladungen. Spätestens sieben Tage vor dem Termin sollten Musikprogramm, Zugangsregeln und die vorläufige Teilnehmerzahl feststehen.
Wann sollte man die Getränke für einen Clubabend kühlen?
Stelle die Getränke mindestens vier Stunden vor dem Einlass in Kühlboxen oder Kühlschränke. Prüfe zusätzlich etwa 60 Minuten vorher, ob genug gekühlte Getränke für den Empfang bereitstehen.
Wie viele Sitzplätze braucht man bei einem Clubabend?
Plane Sitzplätze für ungefähr ein Drittel bis die Hälfte der erwarteten Gäste ein, wenn der Abend überwiegend im Stehen stattfindet. Tische, Stühle und die Garderobe sollten spätestens 90 Minuten vor dem Einlass aufgebaut sein.
Wann sollte man die Veranstaltungstechnik testen?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Laptop und Kabel spätestens am Vortag vollständig. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Funktionsprüfung etwa 60 Minuten vor dem Einlass.

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