Checklist voor een cheerleadingwedstrijd organiseren

Een cheerleadingwedstrijd organiseren vraagt meer dan teams en juryleden uitnodigen. Je moet ook muziekbestanden verzamelen, de startvolgorde vastleggen, de cheerleadingvloer controleren en publieks- en teaminformatie op tijd publiceren. Plan de technische test en materiaalcontrole niet op de wedstrijddag zelf: luidsprekers, microfoons, laptop, verlengkabels en timerklokken moeten vooraf werken. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde, van locatie en inschrijving tot briefing, opbouw en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie vastleggen
Wedstrijdreglement bevestigen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Teams uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier versturen
Ticketverkoop openen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamgegevens controleren
2 personen
Muziekbestanden opvragen
Programma opstellen
2 personen
Startvolgorde loten
2 personen
Juryformulieren maken
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Reservering materialen bevestigen
Plattegrond maken
2 personen
Publieksinformatie publiceren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Muziek en bestanden testen
2 personen
Teambriefing versturen

Event

Sportvloer inspecteren
3 personen
Materialen lossen
4 personen
Sportvloer leggen
6 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Jurytafels opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Jurytafels bevoorraden
2 personen
Incheckbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Teamkleedkamers markeren
2 personen
Route naar kleedkamers markeren
2 personen
Jurybriefing verzorgen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Teams ontvangen
4 personen
Teaminschrijving controleren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Muziek per team klaarzetten
2 personen
Publieksdeuren openen
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Teams naar opwarmzone begeleiden
3 personen
Wedstrijdonderdelen aankondigen
2 personen
Muziek tijdens optredens afspelen
2 personen
Juryformulieren uitdelen
2 personen
Scores verzamelen
2 personen
Scores invoeren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Publiek uitgeleiden
4 personen
Teams uitchecken
3 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Sportvloer verwijderen
6 personen
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen laden
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Scores archiveren
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 300
Klaptafelsaantal 18
Jurytafelsaantal 5
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Cheerleadingvloer
Oefenmattenaantal 12
Stretchmattenaantal 20
Startnummersaantal 40
Afzetpionnenaantal 24
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Laptopaantal 2
Reserveaccu'saantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6
Timerklokkenaantal 3
Rekenmachinesaantal 4
Portofoonsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Serveerschalenaantal 20
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snackschalenaantal 16
Koffiefiltersaantal 100
Theefilterhouderaantal 2
Boodschappen

Decoratie

Podiumachtergronddoek
Wedstrijdpostersaantal 12
Richtingsbordenaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Tafelkleedsetsaantal 10
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 12
Certificatenaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Dienbladenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24

Tips

Leg de wedstrijdlocatie vroeg vast en controleer meteen of er ruimte is voor een cheerleadingvloer, kleedkamers, jurytafels, publieksstoelen en een aparte route voor het lossen van materialen.
Vraag muziekbestanden uiterlijk één week voor de wedstrijd op en test elk bestand op de laptop via het mengpaneel en de luidsprekers. Bewaar daarnaast reserveaccu’s, oplaadkabels en een reservekopie op een tweede apparaat.
Verwerk teamgegevens en dieetwensen niet pas tijdens de opbouw. Zet een vaste sluitingsdatum voor aanmeldingen en controleer daarna namen, categorieën, startnummers en contactpersonen.
Maak het vrijwilligersrooster minimaal drie dagen vooraf. Bezet in elk geval ontvangst, kleedkamers, publieksbegeleiding, muziek, juryondersteuning en materiaalbeheer met duidelijke overdracht tussen de diensten.
Plan de vloer- en materiaalinspectie vóór de eerste deelnemers binnenkomen. Controleer afzetpionnen, afzetlint, oefen- en stretchmatten, timerklokken, portofoons en alle stekkerdozen voordat de briefing start.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een cheerleadingwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, juryleden en teams. Open de ticketverkoop en verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en wedstrijdindeling bevestigd zijn.
Wanneer moet ik muziek voor een cheerleadingwedstrijd verzamelen?: Vraag de muziekbestanden uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd op. Test alle bestanden uiterlijk 2 dagen vooraf met de laptop, het mengpaneel, de luidsprekers en de draadloze microfoons.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een cheerleadingwedstrijd?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per taakpost: ontvangst, kleedkamers, publieksbegeleiding, muziek, juryondersteuning en materiaalbeheer. Vul het rooster uiterlijk 3 dagen vooraf in en wijs per post een vervanger aan.
Wanneer moet de cheerleadingvloer worden gecontroleerd?: Inspecteer de vloer en de afzetting vóór de opbouw klaar is en opnieuw direct voor de eerste warming-up. Controleer daarbij de cheerleadingvloer, oefenmatten, afzetpionnen, afzetlint en kabels op looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.