Checklist pour organiser une compétition de cheerleading

Une compétition de cheerleading réussie repose sur un enchaînement précis : règlement, équipes, jury, musique, accueil et installation sportive. Commence par fixer le lieu et les règles, puis ouvre les inscriptions avant de construire le programme. Les derniers jours servent surtout à vérifier les fichiers musicaux, répartir les bénévoles et inspecter le sol. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 60 fournitures nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu de la compétition
Confirmer le règlement du concours
2 personnes
Inviter les membres du jury
Inviter les équipes
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées de l'équipe
2 personnes
Demander les fichiers musicaux
Élaborer le programme
2 personnes
Tirage de l'ordre de départ
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer la réservation du matériel
Créer le plan
2 personnes
Publier les informations au public
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester la musique et les fichiers
2 personnes
Envoyer le briefing d’équipe

Événement

Inspecter le sol sportif
3 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Installer le sol sportif
6 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Approvisionner les tables du jury
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Marquer les vestiaires des équipes
2 personnes
Marquer le chemin vers les vestiaires
2 personnes
Assurer le briefing du jury
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les équipes
4 personnes
Vérifier l’inscription de l’équipe
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Préparer la musique par équipe
2 personnes
Ouvrir les portes du public
3 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les équipes vers la zone d’échauffement
3 personnes
Annoncer les épreuves de la compétition
2 personnes
Diffuser la musique pendant les spectacles
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
Collecter les scores
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
Faire le check-out des équipes
3 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Retirer le sol sportif
6 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Charger le matériel
4 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Archiver les résultats
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 300
Tables pliantesqté 18
Tables du juryqté 5
Tabourets de barqté 6
Bancs de vestiaireqté 12
Portants à vêtementsqté 8

Matériel de sport

Sol de cheerleading
Tapis d'exerciceqté 12
Tapis de stretchingqté 20
Numéros de départqté 40
Plots de balisageqté 24
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Ordinateur portableqté 2
Batteries de secoursqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6
Minuteriesqté 3
Calculatricesqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de snacksqté 16
Filtres à caféqté 100
Porte-filtre à théqté 2
Courses

Décoration

Toile de fond de scène
Affiches du matchqté 12
Panneaux directionnelsqté 20
Badges nominatifsqté 60
Sets de nappesqté 10
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Plateauxqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Aspirateurqté 2
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24

Conseils

Fixe le règlement et le lieu avant d’inviter les équipes : les informations d’inscription doivent préciser les catégories, les horaires, les conditions de participation et la date limite.
Demande les fichiers musicaux avant de finaliser le programme. Prévois un test complet sur l’ordinateur portable, la table de mixage et les haut-parleurs au plus tard la veille.
Répartis les bénévoles par créneau et par poste : accueil, vestiaires, circulation, jury et assistance technique. Envoie le briefing d’équipe avant le jour de la compétition, avec les horaires et les numéros de contact.
Prépare séparément les documents du jury, les numéros de départ, les calculatrices et les minuteries. Garde plusieurs exemplaires imprimés pour éviter de bloquer les résultats en cas de problème informatique.
Inspecte le sol de cheerleading avant l’arrivée des équipes et balise les zones avec des plots et du ruban. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, câbles de recharge et batteries de secours avant le déchargement du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de cheerleading ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, confirmer le règlement, inviter le jury et les équipes, puis traiter les inscriptions. Commence plus tôt si plusieurs catégories ou un grand nombre d’équipes sont prévus.
Quand demander les fichiers musicaux des équipes ?: Demande-les dès la confirmation de l’inscription, avec une date limite fixée au moins 7 jours avant la compétition. Teste ensuite chaque fichier avec le système audio et conserve une copie de secours.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de cheerleading ?: Pour une petite compétition, prévois au minimum 1 bénévole à l’accueil, 2 pour les vestiaires et la circulation, 2 pour l’assistance technique et 2 autour du jury. Ajoute des personnes par créneau selon le nombre d’équipes et de spectateurs.
Quand préparer le programme et l’ordre de passage ?: Établis le programme après la clôture des inscriptions et le tirage de l’ordre de départ, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Envoie ensuite le briefing aux équipes et publie les informations utiles au public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.