Checklist voor een goed georganiseerde casecompetitie
Een casecompetitie vraagt meer voorbereiding dan alleen een interessante case en een jury. Je moet het format, de beoordelingscriteria, de teams en het presentatieschema vooraf vastleggen. Tegelijk moeten techniek, printwerk, zaalindeling en catering op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist als leidraad: begin met de inhoud en planning, werk daarna de deelnemers en jury af en controleer op de dag zelf vooral presentatieapparatuur, timers en materialen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Casebrief opstellen
2 personen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Jurycriteria opstellen
2 personen
Juryleden uitnodigen
Locatie reserveren
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Jurybevestiging versturen
Teams samenstellen
2 personen
Teamindeling communiceren
Presentatieschema maken
Prijzen bestellen
Techniek testen
2 personen
Casebestanden printen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Naambadges klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Jurytafels voorbereiden
2 personen
Briefing organisatieteam
4 personen
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Opening presenteren
Case uitleggen
2 personen
Cases uitdelen
3 personen
Teams naar werktafels begeleiden
2 personen
Tijdschema bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Technische vragen oplossen
2 personen
Jurybriefing geven
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet bijvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
3 personen
Presentatietijd bewaken
Juryvragen faciliteren
2 personen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Juryberaad faciliteren
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Jurybedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 12
- Stoelenaantal 75
- Jurytafelsaantal 3
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Bordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Laptopsaantal 12
- Projector
- Projectiescherm
- Presentatielaptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Clickeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
- Timersaantal 4
- Rekenmachinesaantal 12
- Koelboxenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerplateausaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 15
- Naamkaartjesaantal 75
- Tafelnummerkaartenaantal 15
- Pijlen en bewegwijzeringaantal 20
- Programmabordenaantal 4
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 8
Schoonmaak
- Bezem en blikaantal 2
- Dweil en emmeraantal 2
- Schoonmaaksponzenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Sportmateriaal
- Whiteboardvellenaantal 12
- Whiteboardstiftenaantal 36
- Pennenaantal 80
- Potlodenaantal 40
- Kladblokkenaantal 75
- Rekenpapieraantal 500
- Presentatiekaartenaantal 20
- Juryformulierenaantal 30
- Enveloppen voor scoresaantal 12
- Prijzenaantal 3
- Medaillelintenaantal 12
- Certificatenaantal 75
- Tapeaantal 6
- Scharenaantal 6
- Nietmachinesaantal 3
- Reservebatterijenaantal 24
Tips
- Leg het wedstrijdformat en de jurycriteria vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Deelnemers moeten vooraf weten hoeveel tijd ze krijgen, hoe teams worden gevormd en waarop ze worden beoordeeld.
- Nodig juryleden vroeg uit en stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 1 week voor de competitie. Vermeld daarin de starttijd, beoordelingscriteria, presentatieduur en eventuele voorbereiding.
- Maak het presentatieschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en de teams zijn samengesteld. Communiceer teamindeling en tijdslot minimaal 3 dagen vooraf, zodat deelnemers hun aanwezigheid kunnen controleren.
- Test de presentatielaptop, projector, HDMI-kabels, adapters, microfoons en luidsprekers minstens 1 dag van tevoren. Leg daarnaast een werkende timer en reservekabel klaar; juist die kleine onderdelen worden vaak vergeten.
- Zet de zaal minimaal 2 uur voor de start klaar. Plaats werktafels, jurytafels en stoelen, leg casebestanden en deelnemerslijsten klaar en koel dranken voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een casecompetitie organiseren?
- Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met het casebrief, wedstrijdformat, de locatie en de jury. Verstuur uitnodigingen en publiceer promotie ongeveer 4 weken voor de competitie, zodat je genoeg tijd hebt voor aanmeldingen en teamindeling.
- Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de voorbereiding op de dag zelf?
- Plan minimaal 2 uur voor zaalindeling, techniek, printwerk, materialen en catering. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een volledige technische test met de presentatielaptop, projector, microfoons en timer.
- Wanneer maak je de teams en het presentatieschema bekend?
- Verwerk eerst alle aanmeldingen en controleer dieetwensen en beschikbaarheid. Communiceer de teamindeling en het presentatieschema bij voorkeur minimaal 3 dagen voor de casecompetitie.
- Welke techniek heb je nodig voor een casecompetitie?
- Reken minimaal op een presentatielaptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabels en passende adapters. Voor een grotere groep zijn draadloze microfoons en luidsprekers nodig; test alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!