Case-Wettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Case-Wettbewerb braucht mehr als einen interessanten Fall. Du musst Aufgabenstellung, Bewertungsmaßstab, Teams, Jury und Präsentationsablauf so planen, dass am Veranstaltungstag keine offenen Entscheidungen bleiben. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Techniktest und zur Verpflegung. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche, Ausdrucke und die Raumaufteilung ein – diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Casebrief erstellen
2 Personen
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
Jurykriterien festlegen
2 Personen
Jurymitglieder einladen
Location reservieren
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Jurybestätigung versenden
Teams zusammenstellen
2 Personen
Teameinteilung kommunizieren
Präsentationsplan erstellen
Preise bestellen
Technik testen
2 Personen
Fallakten drucken
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Jurytische vorbereiten
2 Personen
Briefing des Organisationsteams
4 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
Eröffnung präsentieren
Fall erläutern
2 Personen
Cases austeilen
3 Personen
Teams zu den Arbeitstischen begleiten
2 Personen
Zeitplan überwachen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Technische Fragen lösen
2 Personen
Jury-Briefing geben
Abendbuffet eröffnen
2 Personen
Dinner-Buffet nachfüllen
3 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Präsentationen ankündigen
Präsentationen betreuen
3 Personen
Vortragszeit überwachen
Juryfragen moderieren
2 Personen
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
Jurybesprechung moderieren
Gewinner bekanntgeben
Preise überreichen
2 Personen
Gruppenfoto machen
2 Personen
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Dankeschön an die Jury senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- ArbeitstischeAnz. 12
- StühleAnz. 75
- JurytischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- MesserAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- LöffelAnz. 80
- ServierbesteckAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 12
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-AdapterAnz. 4
- ClickerAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- TimerAnz. 4
- TaschenrechnerAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierplattenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 15
- NamensschilderAnz. 75
- TischnummernkartenAnz. 15
- Pfeile und BeschilderungAnz. 20
- ProgrammschilderAnz. 4
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 8
Reinigung
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp und EimerAnz. 2
- ReinigungsschwämmeAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Sportmaterial
- Whiteboard-BlätterAnz. 12
- WhiteboardmarkerAnz. 36
- StifteAnz. 80
- BleistifteAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 75
- RechenpapierAnz. 500
- PräsentationskartenAnz. 20
- JuryformulareAnz. 30
- Umschläge für WertungenAnz. 12
- PreiseAnz. 3
- MedaillenbänderAnz. 12
- ZertifikateAnz. 75
- KlebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 6
- TackerAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 24
Tipps
- Lege das Wettkampfformat und die Jurykriterien fest, bevor du die Einladungen verschickst. So kennen Teilnehmende den Ablauf, die erwartete Leistung und die Bewertungsgrundlage von Anfang an.
- Bestätige die Jury spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb und verschicke den Präsentationsplan mindestens 3 Tage vorher. Plane dabei feste Zeitfenster für jede Teampräsentation und die anschließende Bewertung ein.
- Teste Projektor, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Clicker, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Halte zusätzlich mindestens ein Verlängerungskabel und einen Timer am Veranstaltungsort bereit.
- Drucke Fallakten, Teilnehmerliste und Bewertungsunterlagen am Vortag aus und sortiere die Materialien nach Teams. Rechne bei kurzfristigen Änderungen mit 10 Prozent zusätzlichen Ausdrucke.
- Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und bereite Snacks sowie Kaffee vor, bevor die ersten Teams eintreffen. Stelle Tische, Stühle, Jurypult und Buffet so auf, dass Arbeitsbereiche, Präsentationsfläche und Verpflegung einander nicht behindern.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung für einen Case-Wettbewerb?
- Plane mindestens 4 bis 6 Wochen für Location, Casebrief, Jury, Anmeldung und Werbung ein. In den letzten 7 Tagen sollten Teams, Präsentationsplan, Technik, Ausdrucke und Verpflegung bestätigt werden.
- Wann sollte man die Jury für einen Case-Wettbewerb einladen?
- Lade Jurymitglieder idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher ein und hole die verbindliche Bestätigung spätestens 7 Tage vor dem Termin ein. Sende Kriterien und Zeitplan nach der Zusage gesammelt zu.
- Wie viel Zeit braucht ein Team für die Präsentation?
- Lege pro Team ein festes Zeitfenster von etwa 10 bis 15 Minuten für die Präsentation fest und reserviere zusätzlich 5 Minuten für Fragen. Der genaue Ablauf muss vorab im Präsentationsplan stehen.
- Was muss man bei der Technik für einen Case-Wettbewerb prüfen?
- Teste Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Verbindungen, Adapter, Clicker und Ton spätestens am Vortag. Plane 30 Minuten für den vollständigen Test vor Ort ein und halte einen Timer sowie Ersatzkabel bereit.
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