Checklist para organizar una competición de casos
Una competición de casos necesita más que un buen reto: hay que cerrar el formato, preparar el briefing, coordinar al jurado y controlar los tiempos de cada presentación. Esta checklist reúne el trabajo desde la inscripción hasta el montaje de la sala. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los adaptadores de vídeo, los expedientes impresos y la distribución de los equipos. Sigue el plan por fases y tendrás una jornada ordenada, con el jurado preparado y los participantes informados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Redactar el briefing del caso
2 personas
Definir el formato de la competición
2 personas
Establecer criterios del jurado
2 personas
Invitar a los miembros del jurado
Reservar el lugar
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la confirmación del jurado
Formar equipos
2 personas
Comunicar la distribución del equipo
Crear el programa de presentaciones
Encargar premios
Probar la técnica
2 personas
Imprimir los expedientes del caso
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Colocar las acreditaciones
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar las mesas del jurado
2 personas
Briefing del equipo organizador
4 personas
Evento
Registrar a los participantes
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Presentar la apertura
Explicar el caso
2 personas
Repartir los casos
3 personas
Guiar a los equipos a las mesas de trabajo
2 personas
Vigilar el horario
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir snacks del descanso
2 personas
Resolver dudas técnicas
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Rellenar el bufé de cena
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
3 personas
Controlar el tiempo de la presentación
Facilitar las preguntas del jurado
2 personas
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Facilitar la deliberación del jurado
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Enviar agradecimiento al jurado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 12
- Sillascant. 75
- Mesas del juradocant. 3
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platoscant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Portátilescant. 12
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Clickercant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Temporizadorescant. 4
- Calculadorascant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Cucharonescant. 8
- Termoscant. 6
Decoración
- Mantelescant. 15
- Tarjetas de nombrecant. 75
- Tarjetas con números de mesacant. 15
- Flechas y señalizacióncant. 20
- Carteles del programacant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
Limpieza
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubocant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Material deportivo
- Hojas de pizarra blancacant. 12
- Rotuladores para pizarra blancacant. 36
- Bolígrafoscant. 80
- Lápicescant. 40
- Bloc de notascant. 75
- Papel cuadriculadocant. 500
- Tarjetas de presentacióncant. 20
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Sobres para puntuacionescant. 12
- Premioscant. 3
- Cintas de medallacant. 12
- Certificadoscant. 75
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 6
- Grapadorascant. 3
- Baterías de repuestocant. 24
Consejos
- Define el formato y los criterios del jurado antes de abrir las inscripciones. Deja por escrito la duración de cada presentación, el tiempo de preguntas y cómo se resolverán los empates.
- Cierra las inscripciones con antelación suficiente para formar los equipos y enviar la distribución. Recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario, no el día del evento.
- Prueba toda la técnica antes de que llegue el público: portátil de presentación, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, micrófonos, altavoces y clicker. Lleva al menos un adaptador y un cable de repuesto.
- Imprime los expedientes del caso, la lista de participantes y el programa de presentaciones antes del montaje. Prepara también temporizadores y calculadoras para que el jurado pueda trabajar sin depender de un solo dispositivo.
- Monta la sala siguiendo la distribución prevista: mesas de trabajo para los equipos, una zona separada para el jurado y mesas de buffet. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de iniciar las presentaciones, no durante los cambios de equipo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de casos?
- Empieza al menos 6 semanas antes para definir el caso, el formato, los criterios del jurado, el lugar y la promoción. Reserva los últimos 7 días para confirmar equipos, imprimir documentos y probar la técnica.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y formar los equipos?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para revisar los datos, tener en cuenta las preferencias dietéticas, formar los equipos y comunicar la distribución.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para las presentaciones?
- Prepara un portátil de presentación, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, clicker, micrófonos inalámbricos y altavoces. Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y comprueba cada conexión en la sala.
- ¿Cuándo hay que imprimir los expedientes y el programa?
- Imprime los expedientes del caso, la lista de participantes y el programa como mínimo 2 días antes. Guarda una copia digital y lleva algunos ejemplares extra por si cambia un equipo o se deteriora una hoja.
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