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Checklist pour organiser un concours de cas

Un concours de cas demande plus qu’un sujet et quelques équipes. Il faut cadrer le briefing, fixer le format, réunir un jury disponible et faire parvenir les bonnes informations aux participants. Cette checklist suit l’ordre pratique : inscriptions, constitution des équipes, planning, installation et déroulement. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les adaptateurs HDMI, les chronomètres, les besoins alimentaires et les dossiers imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Rédiger le briefing de cas

    2 personnes

  • Définir le format de la compétition

    2 personnes

  • Établir les critères du jury

    2 personnes

  • Inviter les membres du jury

  • Réserver le lieu

  • Créer le formulaire d’inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer la confirmation au jury

  • Former les équipes

    2 personnes

  • Communiquer la répartition de l’équipe

  • Établir le planning des présentations

  • Commander les prix

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Imprimer les dossiers d'affaire

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Trier les matériaux

    2 personnes

  • Définir l'agencement de la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Aménager l’espace de présentation

    3 personnes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Monter le buffet traiteur

    3 personnes

  • Préparer les tables du jury

    2 personnes

  • Briefing de l'équipe organisatrice

    4 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    3 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    2 personnes

  • Présenter l’ouverture

  • Expliquer le concept

    2 personnes

  • Distribuer les dossiers

    3 personnes

  • Guider les équipes vers les tables de travail

    2 personnes

  • Veiller au planning

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir les snacks de pause

    2 personnes

  • Résoudre les questions techniques

    2 personnes

  • Briefing du jury

  • Ouvrir le buffet du dîner

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet du dîner

    3 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Annoncer les présentations

  • Animer les présentations

    3 personnes

  • Surveiller le temps de présentation

  • Animer les questions du jury

    2 personnes

  • Collecter les évaluations du jury

    2 personnes

  • Faciliter la délibération du jury

  • Annonce des gagnants

  • Remettre les prix

    2 personnes

  • Prendre une photo de groupe

    2 personnes

  • Accompagner les départs

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Éteindre la technique

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement aux participants

  • Envoyer les remerciements au jury

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de travailqté 12
  • Chaisesqté 75
  • Tables du juryqté 3
  • Tables de buffetqté 3
  • Poubellesqté 6

Vaisselle

  • Assiettesqté 80
  • Assiettes à dessertqté 80
  • Verresqté 100
  • Tasses à caféqté 80
  • Couteauxqté 80
  • Fourchettesqté 80
  • Cuillèresqté 80
  • Couverts de serviceqté 12

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 12
  • Projecteur
  • Écran de projection
  • Ordinateur portable de présentation
  • Câbles HDMIqté 3
  • Adaptateurs HDMIqté 4
  • Cliqueurqté 2
  • Microphones sans filqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 8
  • Chronomètresqté 4
  • Calculatricesqté 12
  • Glacièresqté 4

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Louchesqté 8
  • Thermosqté 6

Décoration

  • Nappesqté 15
  • Badges nominatifsqté 75
  • Cartes de numéros de tableqté 15
  • Flèches et signalétiqueqté 20
  • Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

  • Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

  • Balai et pelleqté 2
  • Serpillière et seauqté 2
  • Éponges de nettoyageqté 6

Catering

  • Courses

Matériel de sport

  • Feuilles de tableau blancqté 12
  • Marqueurs pour tableau blancqté 36
  • Stylosqté 80
  • Crayonsqté 40
  • Bloc-notesqté 75
  • Papier quadrilléqté 500
  • Cartes de présentationqté 20
  • Fiches de juryqté 30
  • Enveloppes pour les scoresqté 12
  • Prixqté 3
  • Rubans de médailleqté 12
  • Certificatsqté 75
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseauxqté 6
  • Agrafeusesqté 3
  • Piles de rechangeqté 24

Conseils

  • Fixez le format et les critères du jury avant d’ouvrir les inscriptions. Précisez notamment la durée de préparation, le temps de présentation et la pondération de chaque critère.
  • Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, former les équipes et envoyer la répartition à chaque participant.
  • Établissez le planning des présentations dès que les équipes sont connues, puis envoyez-le au jury avec le briefing et les critères d’évaluation au moins 3 jours avant l’événement.
  • Testez toute la technique la veille : ordinateur de présentation, projecteur, écran, câbles HDMI, adaptateurs, cliqueur, microphones, haut-parleurs et rallonges. Prévoyez aussi un ordinateur de secours.
  • Installez la salle 2 heures avant l’arrivée des participants. Séparez les tables de travail, la table du jury et le buffet, puis préparez les dossiers d’affaire, les chronomètres, les boissons et les en-cas.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un concours de cas ?
Lancez-les 3 à 4 semaines avant le concours, avec le format, le briefing, la date limite et les règles de constitution des équipes. Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement pour pouvoir finaliser les groupes et le planning.
Combien de temps prévoir pour organiser un concours de cas ?
Prévoyez 4 semaines pour une organisation confortable : une semaine pour le format et le jury, deux semaines pour les invitations et inscriptions, puis une semaine pour les équipes, le planning et la logistique. Réservez le lieu dès que la date est fixée.
Quand confirmer les informations au jury ?
Envoyez une confirmation complète 3 jours avant le concours, avec les horaires, l’adresse, le planning des présentations, les critères d’évaluation et les consignes techniques. Un rappel le matin même évite les arrivées décalées.
Quel matériel prévoir pour les présentations d’un concours de cas ?
Prévoyez au minimum un ordinateur de présentation, un projecteur, un écran, des câbles HDMI, des adaptateurs, un cliqueur et un chronomètre. Testez chaque combinaison ordinateur-projecteur la veille et gardez une rallonge ainsi qu’une multiprise de rechange.

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