Carnavalsoptocht organiseren: checklist en planning

Een carnavalsoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen wagens en deelnemers verzamelen. Je moet de route, vergunning, verkeersveiligheid en communicatie op tijd vastleggen, terwijl start- en eindlocatie praktisch ingericht worden. Begin met datum en route en werk daarna via deelnemers, vrijwilligers en hulpdiensten naar de uitvoering. Deze checklist helpt je de 91 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat zaken als toiletten, portofoons of verkeersregelaars pas in de laatste week worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars aanmelden
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startnummers produceren
2 personen
Deelnemersinstructies versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Vrijwilligersbriefing maken
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Route met gemeente afstemmen
2 personen
Route met hulpdiensten delen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Fotograaf reserveren
Routekaart ontwerpen
2 personen
Routekaart publiceren
Omleidingsborden ontwerpen
Omleidingsborden laten maken
Versieringsplan maken
2 personen
Muziek en omroep voorbereiden
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Route inspecteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers bellen bij wijzigingen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Verkeersborden plaatsen
4 personen
Dranghekken plaatsen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Routepijlen ophangen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers naar vakken verwijzen
6 personen
Verkeersposten innemen
8 personen
Publiek achter hekken houden
6 personen
Optocht officieel openen
2 personen
Deelnemers begeleiden
8 personen
Routeposten bemannen
10 personen
Omroepberichten verzorgen
2 personen
Muziek afspelen
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Aankomst deelnemers registreren
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
Publiek naar uitloop begeleiden
6 personen
Verkeer weer vrijgeven
8 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Drankvoorraad opruimen
2 personen
Omroepinstallatie uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Dranghekken verzamelen
6 personen
Verkeersborden verwijderen
4 personen
Route schoonvegen
6 personen
Afval verzamelen
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten sorteren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Foto's verzamelen
Deelnemers bedanken
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Dranghekkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Megafoonsaantal 4
Portofoonsaantal 12
Portofoonladersaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 12
Batterijenaantal 32

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Carnavalsvlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 300
Ballonlintaantal 4
Confettivrije slingersaantal 20
Startboog
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 20

Route en veiligheid

Verkeersbordenaantal 20
Routepijlenaantal 30
Afzetlintaantal 10
Verkeerskegelsaantal 24
Veiligheidshesjesaantal 30
Startnummersaantal 100
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Routekaartenaantal 120
Noodcontactkaartenaantal 40
Zakelijke portofoonkaartenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheidspionnenaantal 12

Catering

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 8
IJsblokkenaantal 20
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 6
Blikvangersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Afvalzakkenaantal 150
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasborstelsaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12
Toiletpapieraantal 48
Desinfectiesprayaantal 6
Afwasmiddelaantal 4
Keukenpapieraantal 12
Pedaalemmerzakkenaantal 100

Tips

Leg route, datum en locaties minimaal 12 weken vooraf vast. Deel de route daarna met de gemeente en hulpdiensten, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden voordat deelnemers worden geïnformeerd.
Open de inschrijving zodra route en deelnamevoorwaarden duidelijk zijn en sluit die uiterlijk 3 weken voor de optocht. Dan heb je tijd om aanmeldingen, dieetwensen, startnummers en instructies te verwerken.
Plan per 10 deelnemers minimaal 1 vrijwilliger voor begeleiding, opbouw of publieksbegeleiding. Geef vrijwilligers en verkeersregelaars uiterlijk 7 dagen vooraf een briefing met hun post, tijden, route en contactpersoon.
Controleer 2 weken vooraf of dranghekken, verkeersborden, routepijlen, kegels en veiligheidshesjes compleet zijn. Test ook portofoons, megafoons, mobiele speakers en alle laders of batterijen.
Maak een draaiboek per tijdstip voor opbouw, start, doorgang en afbouw. Neem daarin ook toiletten, afvalbakken, verlichting, stroomvoorziening en het terugbrengen van materialen op; juist die praktische punten worden vaak te laat geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carnavalsoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, route en vergunning. Regel verkeersplan, verzekering, deelnemers en materialen daarna stapsgewijs; houd minimaal 2 weken over voor de laatste controle.
Wanneer moet ik een vergunning voor een carnavalsoptocht aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, meestal 3 tot 6 maanden voor de optocht. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale aanvraagtermijn voordat je deelnemers uitnodigt.
Hoeveel verkeersregelaars heb ik nodig bij een carnavalsoptocht?: Dat hangt af van het aantal kruisingen, oversteekpunten en de route. Reken minimaal 1 verkeersregelaar per te bewaken punt en leg het definitieve aantal vast met de gemeente nadat het verkeersplan is beoordeeld.
Wanneer stuur ik deelnemersinstructies en startnummers?: Stuur de instructies uiterlijk 7 dagen voor de optocht. Deel startnummers zodra de inschrijving is gesloten, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.