Checklist para organizar un desfile de carnaval

Un desfile de carnaval necesita más que disfraces y música. Hay que cerrar la ruta y la fecha, tramitar permisos, coordinar el tráfico y preparar a participantes, voluntarios y servicios de emergencia. También conviene reservar con tiempo la salida, la llegada, los aseos y la recogida de residuos. Usa esta checklist para avanzar por orden y evitar problemas habituales el día del desfile.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y la fecha
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Inscribir a los reguladores de tráfico
Invitar a los participantes
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Producir los dorsales
2 personas
Enviar instrucciones a los participantes
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
Instruir a los reguladores de tráfico
2 personas
Coordinar la ruta con el ayuntamiento
2 personas
Compartir la ruta con los servicios de emergencia
Reservar la ubicación de salida
Reservar la ubicación final
Reservar los aseos
Organizar la recogida de residuos
Reservar fotógrafo
Diseñar el mapa de ruta
2 personas
Publicar mapa de ruta
Diseñar señales de desvío
Encargar letreros de desvío
Crear el plan de decoración
2 personas
Preparar música y megafonía
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Inspeccionar la ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Llamar a los participantes si hay cambios
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Colocar señales de tráfico
4 personas
Colocar vallas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
6 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Colgar flechas de ruta
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar la restauración
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los dorsales
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Guiar a los participantes a sus zonas
6 personas
Tomar los puestos de tráfico
8 personas
Mantener al público detrás de las vallas
6 personas
Abrir oficialmente el desfile
2 personas
Supervisar a los participantes
8 personas
Cubrir los puestos de la ruta
10 personas
Gestionar anuncios por megafonía
2 personas
Poner música
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Registrar objetos perdidos
Registrar la llegada de participantes
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Realizar la entrega de premios
3 personas
Guiar al público hacia la salida
6 personas
Reabrir el tráfico
8 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
Ordenar la reserva de bebidas
2 personas
Apagar la megafonía
2 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar carpas y mobiliario
6 personas
Recoger vallas de control
6 personas
Retirar señales de tráfico
4 personas
Limpiar la ruta
6 personas
Recoger la basura
6 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Clasificar sobrantes
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Recopilar fotos
Agradecer a los participantes
Archivar la documentación del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Vallas de control de multitudescant. 40
Papeleracant. 12

Equipo

Megáfonoscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Cargadores de walkie-talkiescant. 4
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 12
Bateríascant. 32

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de carnavalcant. 20
Globoscant. 300
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldas sin confeticant. 20
Arco de salida
Troféos de premiocant. 6
Cintas de medallacant. 20

Ruta y seguridad

Señales de tráficocant. 20
Flechas de rutacant. 30
Cinta de balizamientocant. 10
Conos de tráficocant. 24
Chalecos reflectantescant. 30
Dorsalescant. 100
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Mapas de rutacant. 120
Tarjetas de contacto de emergenciacant. 40
Tarjetas de walkie-talkie para empresascant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes desechablescant. 100
Pioneros de seguridadcant. 12

Catering

Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Cubitos de hielocant. 20
Compras

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 12
Jarras de servircant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de comidacant. 12
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Escobacant. 6
Puntos de atraccióncant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Bolsas de basuracant. 150
Paños de limpiezacant. 30
Cepillos para fregarcant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Toallas de papelcant. 12
Papel higiénicocant. 48
Spray desinfectantecant. 6
Lavavajillascant. 4
Papel de cocinacant. 12
Bolsas para papeleras de pedalcant. 100

Consejos

Empieza por la ruta y la fecha: tramita el permiso y coordina el recorrido con el ayuntamiento antes de invitar a los participantes. Comparte después el mapa con los servicios de emergencia.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara y recopila las preferencias dietéticas desde el principio. Envía las instrucciones y los números de dorsal al menos 7 días antes del desfile.
Asigna voluntarios a puestos concretos y prepara una sesión informativa breve. Los reguladores de tráfico deben conocer la ruta, los cruces y el procedimiento ante una incidencia antes de ocupar su puesto.
Comprueba las comunicaciones antes de la salida: carga los walkie-talkies, prueba los megáfonos y altavoces, y lleva baterías externas. Prepara también iluminación y linternas si el montaje o la retirada se prolongan hasta la tarde.
No dejes para la última semana las vallas, señales, conos, chalecos reflectantes y aseos. Reserva la recogida de residuos y confirma la ubicación de salida y llegada como mínimo 14 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un desfile de carnaval?: Solicítalo en cuanto estén definidos la fecha y el recorrido, preferiblemente entre 6 y 8 semanas antes. El ayuntamiento puede necesitar tiempo adicional para revisar el plan de tráfico y coordinarlo con emergencias.
¿Cuándo deben abrirse las inscripciones del desfile?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes y fija el cierre al menos 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para elaborar la lista, asignar dorsales y enviar las instrucciones finales.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un desfile de carnaval?: Depende de la longitud de la ruta y del número de cruces, pero asigna al menos 2 personas por punto que deba controlarse y 1 coordinador general. Añade un pequeño equipo de reserva para cubrir ausencias o incidencias.
¿Cuándo hay que confirmar el material y los aseos?: Confirma vallas, señales, equipos de comunicación, mobiliario y aseos entre 2 y 3 semanas antes. Haz una segunda comprobación 48 horas antes para detectar faltantes, baterías descargadas o cambios en la entrega.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.