Campingvoetbaltoernooi organiseren: checklist en planning
Een campingvoetbaltoernooi vraagt om meer voorbereiding dan alleen teams en een veld. Je regelt tegelijk wedstrijden, kampeerplaatsen, catering, materiaal en informatie voor deelnemers. Begin met datum, terrein en wedstrijdformat en werk daarna toe naar een vast schema per team. Vooral dieetwensen, scheidsrechters, stroom, verlichting en een plan voor slecht weer worden vaak te laat geregeld. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot de eerste aftrap.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Toernooidatum vastleggen
2 personen
Veld en kampeerterrein reserveren
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Toernooiregels opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Scheidsrechters benaderen
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling maken
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Kampeerplaatsen indelen
2 personen
Prijzen bestellen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Startpakket per team maken
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Kampeerterrein markeren
3 personen
Voetbalveld uitzetten
4 personen
Doelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
EHBO- en rustplek inrichten
2 personen
Omroep en scoretafel klaarzetten
2 personen
Teamregistratie voorbereiden
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Teams ontvangen
3 personen
Teamregistratie uitvoeren
3 personen
Kampeerplaatsen aanwijzen
3 personen
Toernooiuitleg geven
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Scores registreren
2 personen
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
Waterpunten controleren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Lunchbuffet serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Finale begeleiden
4 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Kampvuurplek controleren
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Afval tussentijds legen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
Voetbalmateriaal opruimen
4 personen
Cateringmateriaal afruimen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Kampeerterrein controleren
3 personen
Servies en keuken schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 10
- Pupillendoelenaantal 4
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 30
- Teamhesjesaantal 40
- Fluitjesaantal 6
- Scheidsrechterskaartenaantal 6
- Scorebordenaantal 2
- Wedstrijdklokkenaantal 4
- Reservepompaantal 2
- Ballennettenaantal 4
- Voetbalprijzenaantal 3
- Medaillelintenaantal 80
Kamperen
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Haringenaantal 60
- Touwrollenaantal 4
- Zaklampenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Apparatuur
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoon
- Megafonenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Lichtslangenaantal 4
- Oplaadbare lampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Schenkkanenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Eerstehulpkoffersaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekrollenhoudersaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Afvalgrijpersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en de regels uiterlijk 6 weken vooraf vast. Dan weet je hoeveel wedstrijden, velden, scheidsrechters en wedstrijdformulieren je nodig hebt.
- Sluit de inschrijving ongeveer 3 weken voor het toernooi. Verzamel tegelijk teamnamen, contactgegevens, dieetwensen en het aantal kampeerders, zodat je catering en kampeerplaatsen kunt indelen.
- Maak het wedstrijdschema pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Verstuur deelnemersinformatie minimaal 7 dagen vooraf met tijden, teamindeling, kampeerplek, route en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Controleer terrein en materiaal de dag vóór de start. Zet het voetbalveld uit, markeer kampeerplaatsen, test scoreborden, wedstrijdklokken, speakers en microfoon en leg per team een startpakket klaar.
- Plan een extra controle voor stroom, licht en weer op de ochtend zelf. Leg verlengkabels, stekkerdozen, zaklampen en afzetmateriaal klaar en bepaal vooraf waar je bij regen de briefing en uitgifte van materialen doet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een campingvoetbaltoernooi organiseren?
- Reserveer veld en kampeerterrein bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg het format en de regels uiterlijk 6 weken vooraf vast en sluit de inschrijving ongeveer 3 weken voor de start.
- Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een campingvoetbaltoernooi?
- Maak het schema nadat de inschrijving is gesloten en de teams zijn gecontroleerd, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Verstuur het definitieve schema uiterlijk 7 dagen voor het toernooi.
- Hoeveel materiaal heb je nodig per voetbalteam?
- Maak per team minimaal 1 startpakket met teamhesjes, wedstrijdformulieren en praktische informatie. Leg daarnaast reserveballen, pionnen, markeerschijven en een reservepomp centraal klaar voor het hele toernooi.
- Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een campingvoetbaltoernooi?
- Reserveer catering zodra het terrein en de datum vaststaan, idealiter 6 tot 8 weken vooraf. Vraag dieetwensen bij de inschrijving uit en geef het definitieve aantal deelnemers ongeveer 10 dagen voor het evenement door.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!