Organiser un tournoi de foot au camping : la checklist

Un tournoi de foot au camping demande plus qu’un terrain et un ballon. Il faut coordonner les inscriptions, les emplacements, les matchs, l’arbitrage, les repas et l’accueil sur place. Cette checklist de 68 tâches et 55 fournitures suit l’organisation dans le bon ordre, de la réservation du camping jusqu’au rangement du site. Elle aide aussi à éviter les oublis fréquents : besoins alimentaires, éclairage, signalétique, formulaires de match et matériel de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du tournoi
2 personnes
Réserver le terrain et le camping
2 personnes
Définir le format du concours
2 personnes
Établir les règles du tournoi
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les arbitres
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des équipes
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Confirmer les participants
Répartir les emplacements de camping
2 personnes
Commander les prix
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer un kit de départ par équipe
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Délimiter le terrain de camping
3 personnes
Délimiter le terrain de football
4 personnes
Installer les buts
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le poste de premiers secours et de repos
2 personnes
Installer la sonorisation et la table des scores
2 personnes
Préparer l’enregistrement des équipes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les équipes
3 personnes
Effectuer l’enregistrement des équipes
3 personnes
Attribuer les emplacements de camping
3 personnes
Expliquer le tournoi
2 personnes
Encadrer les matchs
8 personnes
Enregistrer les scores
2 personnes
Préparer les ballons de match
2 personnes
Vérifier les points d’eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Vérifier l’emplacement du feu de camp
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Vider les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Ranger le matériel de football
4 personnes
Ranger le matériel de catering
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Vérifier le terrain de camping
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 6
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Ballons de footballqté 10
Buts pour les petitsqté 4
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 30
Chasubles d’équipeqté 40
Siffletsqté 6
Cartons d’arbitreqté 6
Panneaux de scoreqté 2
Pendule de matchqté 4
Pompe de rechangeqté 2
Filets de ballonqté 4
Prix de footballqté 3
Rubans de médailleqté 80

Camping

Panneaux directionnelsqté 12
Ruban de balisageqté 4
Piquetsqté 60
Rouleaux de cordeqté 4
Lampes de pocheqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Équipement

Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Trousses de premiers secoursqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et réserve le terrain ainsi que les emplacements de camping plusieurs semaines à l’avance. Sans ces deux réservations, il est difficile de confirmer le format et le nombre d’équipes.
Fixe une date limite d’inscription avant d’établir les équipes et le planning des matchs. Prévois aussi un délai de 3 à 5 jours pour recueillir les besoins alimentaires et confirmer les participants.
Prépare un kit de départ pour chaque équipe avec les chasubles, les consignes et les informations du premier match. Cela réduit les questions au moment de l’accueil et évite de retarder le coup d’envoi.
Inspecte le site avant l’arrivée des joueurs : délimite le terrain de football et la zone de camping, puis installe les panneaux directionnels. Vérifie également les rallonges, multiprises et lampes de poche si le tournoi se prolonge en soirée.
Ne compte pas uniquement sur le matériel principal. Garde au même endroit une pompe de rechange, des ballons supplémentaires, les cartons d’arbitre, les sifflets et les formulaires de match imprimés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de foot au camping ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant le tournoi. Ce délai permet de réserver le terrain et le camping, d’ouvrir les inscriptions, de contacter les arbitres et de commander les prix.
Quand faut-il clôturer les inscriptions au tournoi ?: Clôture les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de répartir les équipes, préparer le planning des matchs, organiser les emplacements et confirmer les repas.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des équipes ?: Prépare un kit de départ par équipe et installe une signalétique visible entre le parking, le terrain, la zone de camping et l’accueil. Remets les consignes et l’horaire du premier match dès l’arrivée des participants.
Combien de ballons faut-il pour un tournoi de foot ?: Prévois au minimum un ballon par terrain utilisé, plus 2 ballons de réserve. Ajoute une pompe de rechange afin de pouvoir reprendre rapidement le jeu en cas de ballon dégonflé.

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