Camperbeurs organiseren: complete checklist

Een camperbeurs vraagt vooral om een strakke planning van exposanten, bezoekersstromen en opbouw. Begin met datum en programma, open daarna de aanmeldingen en werk de exposantenlijst voortdurend bij. Reserveer catering op tijd en maak vooraf een plattegrond met standplaatsen, parkeerzones en bewegwijzering. Op de opbouwdag moeten leveringen, stroom, tafels, stoelen en informatiepunten klaarstaan voordat de eerste exposant arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Exposanten benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst bijwerken
Standplaatsen indelen
2 personen
Parkeerindeling maken
Catering reserveren
Drankvoorraad bepalen
2 personen
Plattegrond opmaken
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekersinformatie printen
2 personen
Exposanteninformatie versturen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Parkeerterrein vrijmaken
3 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Informatiebalie opbouwen
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Koffieapparatuur aansluiten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Lunchpakketten klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Team kort instrueren

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Toegangscontrole uitvoeren
2 personen
Parkeerbegeleiding verzorgen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Plattegronden uitdelen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Informatievragen beantwoorden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Vermiste voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Vloeren schoonmaken
3 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Verloren voorwerpen veiligstellen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Bruikbare materialen sorteren
2 personen
Afval correct afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Informatiebalie
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 8
Tafelrokkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelbruggenaantal 6
Mobiele betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handmegafonenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 10

Decoratie

Beursvlaggenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Naambadgehoudersaantal 50
Naambadgesaantal 250
Pijlbordenaantal 20
Standaardhoudersaantal 12
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Krijtbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuiger
Sponzenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 6
Zaklampenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd ruimte vrij voor looproutes, parkeerbewegingen en standplaatsen die meer ruimte nodig hebben.
Stuur exposanteninformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin de aankomsttijd, standplaats, laad- en losroute, parkeerafspraken en wat zij zelf moeten meenemen.
Maak naast de plattegrond ook een aparte parkeerindeling. Markeer de standplaatsen en parkeerzones vóór de locatie opent, zodat je op de dag zelf geen tijd verliest aan aanwijzingen.
Controleer stroompunten en kabelroutes vóór de opbouw begint. Leg verlengkabels veilig onder kabelbruggen en test koffiezetapparaten, waterkokers en mobiele betaalterminals voordat bezoekers binnenkomen.
Zet houdbare voorraad, servies en bewegwijzering de avond ervoor klaar. Bereken drank voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van het bezoekersaantal.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een camperbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken van tevoren. Exposanten benaderen, aanmeldingen verwerken, catering reserveren en de plattegrond maken nemen samen meerdere planningsrondes in beslag.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een camperbeurs?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de beurs. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodat je standplaatsen, parkeerindeling en exposantenlijst nog kunt afronden.
Hoeveel drank heb ik nodig op een camperbeurs?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een beurs van 4 uur kun je als startpunt 5 tot 7 drankjes per bezoeker aanhouden en daarna bijsturen op basis van het weer en de werkelijke opkomst.
Wanneer moet de camperbeurslocatie klaar zijn?: Open de locatie minimaal 3 uur voor bezoekers arriveren. Gebruik het eerste uur voor parkeerterrein en standplaatsen, het tweede uur voor tafels, stoelen, informatie en techniek, en houd het laatste uur vrij voor exposantenontvangst en controles.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.