Checklist para organizar una feria de campers

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Publica la fecha y el programa antes de abrir las inscripciones. Así los expositores pueden confirmar su asistencia con tiempo y tú puedes actualizar una lista fiable de participantes.
• Cierra la distribución de puestos antes de enviar la información final a los expositores. Incluye el plano, el acceso para vehículos y el horario de llegada para evitar maniobras y cambios de última hora.
• Pregunta por las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el catering con antelación. Calcula también el stock de bebidas y prepara vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos.
• Comprueba las necesidades técnicas de cada stand antes del montaje. Las regletas, los cables alargadores y los puentes de cable deben llegar juntos, y las lámparas LED y baterías no deberían quedar para el mismo día.
• Prepara un punto de información visible y entrega acreditaciones e información impresa al recibir a los expositores. Ten walkie-talkies y megáfonos disponibles para coordinar aparcamiento, entregas y apertura del recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de campers?

Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Publica la fecha y el programa al principio, abre después las inscripciones y reserva el catering y los servicios necesarios cuando tengas una primera previsión de asistentes.

¿Cuándo debo asignar los puestos a los expositores?

Asigna los puestos entre 2 y 3 semanas antes, cuando la lista de expositores esté suficientemente estable. Envía entonces el plano, las instrucciones de llegada y cualquier requisito de montaje.

¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de campers?

Deja listas las provisiones no perecederas, las acreditaciones, la información para visitantes y la señalización. También conviene comprobar compras, entregas, cables, iluminación y el funcionamiento de los terminales de pago.

¿Cuánto tiempo antes deben llegar los expositores?

Programa su llegada al menos 2 horas antes de abrir al público. Ese margen permite despejar el aparcamiento, marcar las ubicaciones de los stands, colocar mesas y sillas y resolver entregas sin retrasar la apertura.

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