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Camper-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Camper-Messe braucht früh klare Abläufe, weil Aussteller, Fahrzeuge, Besucher und Lieferungen auf engem Raum zusammenkommen. Plane zuerst Termin, Programm und Anmeldung, danach Standplätze, Parkplatz und Versorgung. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, gedruckte Informationen und ein belastbarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Messetag – vom ersten Kontakt mit den Ausstellern bis zum Aufstellen von Tischen und Stühlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm veröffentlichen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Aussteller kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste aktualisieren

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Parkeinteilung erstellen

  • Catering reservieren

  • Getränkevorrat festlegen

    2 Personen

  • Grundriss erstellen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Besucherinformationen drucken

    2 Personen

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Lieferungen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Parkplatz freimachen

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standplätze markieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Infotresen aufbauen

    2 Personen

  • Cateringpunkt aufbauen

    3 Personen

  • Kaffeeausrüstung anschließen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Lunchpakete bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Team kurz einweisen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Einlasskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Parkeinweisung organisieren

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    2 Personen

  • Pläne verteilen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Informationsfragen beantworten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Vermisste Gegenstände registrieren

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Böden reinigen

    3 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände sichern

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

  • Verwertbare Materialien sortieren

    2 Personen

  • Abfall ordnungsgemäß entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • Informationsstand
  • TischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 40
  • BarhockerAnz. 8
  • StehtischeAnz. 8
  • TischröckeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelbrückenAnz. 6
  • Mobile ZahlungsterminalsAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6
  • HandmegafoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 10
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • VorratsboxenAnz. 10

Dekoration

  • MessefahnenAnz. 6
  • BallonbögenAnz. 2
  • TischdekorationAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 50
  • NamensschilderAnz. 250
  • WegweiserAnz. 20
  • StänderAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100
  • KreidetafelnAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • Staubsauger
  • SchwämmeAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • ArbeitshandschuheAnz. 8
  • WarnwestenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4
  • AbsperrbandAnz. 4
  • VerkehrskegelAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne das Anmeldeformular früh und aktualisiere die Ausstellerliste regelmäßig. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
  • Teile Standplätze erst ein, wenn die wichtigsten Aussteller bestätigt sind. Berücksichtige dabei Grundriss, Parkplatz, Stromwege und Kabelbrücken, damit Fahrzeuge und Besucher sicher an ihre Plätze gelangen.
  • Bestätige Lieferungen spätestens 3 bis 5 Tage vor der Messe. So bleibt Zeit, fehlende Möbel, Kühlboxen, Kaffeemaschinen oder mobile Zahlungsterminals nachzuorganisieren.
  • Bereite Besucher- und Ausstellerinformationen getrennt vor und drucke sie spätestens am Vortag. Namensschilder, Beschilderung und ein Informationsstand verhindern viele Rückfragen beim Einlass.
  • Plane den Aufbau mit festen Zeitfenstern: erst Parkplatz und Standmarkierungen, dann Tische, Stühle und weitere Ausstattung. Öffne die Location früh genug, damit Aussteller nicht warten müssen und Technik wie Funkgeräte, Beleuchtung und Verlängerungskabel geprüft werden kann.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Camper-Messe planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Ausstellerkontakten. Anmeldung, Standaufteilung und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin konkretisiert sein.
Wie viele Aussteller passen auf eine Camper-Messe?
Das hängt von der nutzbaren Fläche und den Fahrzeuggrößen ab. Lege die Zahl erst nach einem maßstabsgetreuen Grundriss fest und plane zusätzlich Wege, Informationsstand, Parkplatz und mindestens einen freien Rettungsweg ein.
Was muss am Tag vor der Camper-Messe erledigt sein?
Am Vortag sollten Lieferungen bestätigt, haltbare Vorräte bereitgestellt und Besucher- sowie Ausstellerinformationen gedruckt sein. Beschilderung, Namensschilder und die Einkaufsliste sollten ebenfalls vollständig geprüft werden.
Wann beginnt der Aufbau einer Camper-Messe?
Öffne die Location mehrere Stunden vor dem Einlass, abhängig von Fläche und Lieferumfang. Rechne zuerst Zeit für Parkplatz, Standmarkierungen und Grundaufbau ein, danach für Möbel, Catering, Technik und die letzte Kontrolle.

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