Campagnepicknick organiseren: checklist en planning

Een campagnepicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen eten en een paar kleedjes. Je regelt een locatie, vergunningen, aanmeldingen, dieetwensen en een programma met sprekers of kandidaten. Daarna volgen catering, koeling, techniek, bewegwijzering en de opbouw van tenten, tafels en drankpunten. Gebruik de checklist om eerst de vaste afspraken te regelen en pas daarna boodschappen, materialen en aankleding af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vergunningen en regels controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers en kandidaten benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Promotiemateriaal drukken
Aanmeldingen en dieetwensen bijwerken
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Versproducten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Picknickpakketten voorbereiden
3 personen
Route en bewegwijzering controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes en salades klaarzetten
4 personen
Informatietafel inrichten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Campagnemateriaal uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Campagnevlaggenaantal 8
Campagnebannersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Pennenaantal 20
Informatiebordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig locatie en datum voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer meteen vergunningen, terreinregels en toegang voor het brengen van partytenten, klaptafels en buffettafels.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk een week vooraf. Werk de aantallen daarna nog één keer bij voordat je catering, picknickpakketten, servies en dranken berekent.
Plan sprekers, kandidaten en techniek niet op dezelfde minuut. Reserveer minimaal 30 minuten vóór de start voor het testen van draagbare speakers, draadloze microfoons, microfoonstatieven en verlengsnoeren.
Koel dranken op de dag zelf minstens 3 uur vooraf en zet het drankpunt vóór de gasten arriveren klaar. Controleer ook kurkentrekkers, thermoskannen, serveertangen en herbruikbaar servies.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, picknickkleden, tafels en stoelen eerst veilig neer en hang campagnevlaggen, banners en verlichting pas daarna op.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een campagnepicknick organiseren?: Leg locatie en datum bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma, sprekers en aanmeldwijze duidelijk zijn, zodat je tijd houdt voor dieetwensen en reserveringen.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een campagnepicknick?: Bereken de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en voeg 10 procent reserve toe. Werk de berekening uiterlijk 3 dagen vooraf bij, omdat late afmeldingen en extra gasten anders direct problemen geven.
Hoe lang duurt de opbouw van een campagnepicknick?: Reken voor een normale opbouw minimaal 2 uur: eerst terrein en tenten, daarna tafels, stoelen, buffet, drankpunt en techniek. Plan nog 30 minuten extra voor geluidscontrole en het oplossen van ontbrekende materialen.
Wanneer moet ik de weersverwachting controleren?: Controleer het weer 24 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de campagnepicknick. Neem bij regen of wind op tijd een besluit over partytenten, route, bewegwijzering en de bescherming van eten en apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.