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Kampagnenpicknick organisieren: die komplette Checkliste

Ein Kampagnenpicknick braucht mehr Vorbereitung als ein normales Treffen: Neben Essen und Getränken müssen Genehmigungen, Programm, Technik und der Aufbau im Freien zusammenpassen. Beginne mit Ort, Datum und Regeln und arbeite dich anschließend über Anmeldungen und Catering bis zur Durchführung vor. Plane besonders für Kühlung, Beschilderung und einen Wetterwechsel. Die Checkliste bündelt 47 Aufgaben und 33 benötigte Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Genehmigungen und Regeln kontrollieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Referenten und Kandidaten ansprechen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Werbematerial drucken

  • Anmeldungen und Ernährungswünsche aktualisieren

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Picknickpakete vorbereiten

    3 Personen

  • Route und Beschilderung prüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Ton und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks und Salate bereitstellen

    4 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kampagnenmaterial verteilen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Müll und leere Flaschen einsammeln

    2 Personen

  • Die letzten Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 60
  • PicknickdeckenAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 3

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 70
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LaternenAnz. 8

Dekoration

  • KampagnenfahnenAnz. 8
  • KampagnenbannerAnz. 4
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 70
  • StifteAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Ort, Datum und Genehmigungen mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe dabei auch Zufahrt, Stromversorgung, Aufstellflächen für Partyzelte und geltende Regeln für das Gelände.
  • Verschicke die Einladungen früh und setze eine Rückmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen vor dem Picknick. Erfasse dabei direkt Ernährungswünsche, damit die Cateringmengen nicht nur nach der Personenzahl berechnet werden.
  • Plane für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und kühle sie spätestens am Vortag vor. Kühlboxen, Thermoskannen sowie wiederverwendbares Geschirr werden häufig erst beim Packen vermisst.
  • Lege Programm, Referenten und Kandidaten spätestens eine Woche vor dem Termin fest. Prüfe anschließend, ob Funkmikrofone, Mikrofonständer, tragbare Lautsprecher und Verlängerungskabel zum geplanten Ablauf passen.
  • Kontrolliere Wettervorhersage, Route und Gelände am Vortag und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Baue Partyzelte, Tische, Stühle und die Getränkestation mit einem festen Team und mindestens 90 Minuten Puffer auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kampagnenpicknick organisieren?
Starte idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Genehmigungen. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Kampagnenpicknick?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Person und Stunde ein. Bei warmem Wetter oder längeren Programmpunkten solltest du zusätzlich stille Getränke und Reserve einplanen.
Wann sollte das Catering für ein Kampagnenpicknick bestellt werden?
Bestätige die Cateringmenge etwa 7 bis 10 Tage vorher, sobald die Anmeldungen weitgehend vorliegen. Frische Produkte kaufst du am besten am Vortag oder am Veranstaltungstag, damit sie gekühlt und servierfertig bleiben.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Kampagnenpicknicks?
Plane für Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Getränkestation, Beschilderung und Dekoration mindestens 90 Minuten ein. Mit Technik oder mehreren Aufbaupunkten sind 2 bis 3 Stunden realistischer; stelle dafür ein festes Aufbau-Team zusammen.

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