Cabaretavond organiseren: checklist en planning

Een cabaretavond staat of valt met een goede volgorde: eerst leg je de locatie, cabaretiers en tijden vast, daarna regel je gasten, catering en techniek. Plan extra aandacht voor de microfoon, speaker en verlichting; een korte soundcheck voorkomt onderbrekingen tijdens de voorstelling. Controleer op de dag zelf de zaal, maak de podiumzone vrij en richt buffet en garderobe in. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke praktische zaken vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Cabaretiers vastleggen
Programma en tijden bepalen
2 personen
Technische wensen verzamelen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Route en parkeertip versturen
Definitieve gastenlijst maken
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Zaal controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoon testen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiesten begeleiden
Entree en ontvangst bemannen
2 personen
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Cabaretprogramma aankondigen
Geluidsniveau bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Gevonden voorwerpen verzamelen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamerrek
Garderoberekaantal 2

Servies

Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 55
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Actieve speakeraantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Muziekafspeellijst
Koelboxaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Verlengkabelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 4
Welkomstbord
Pijlbordjesaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf vast met de cabaretiers. Noteer hoeveel microfoons nodig zijn, waar de speaker komt en of een laptop of muziekafspeellijst onderdeel van het programma is.
Stuur de route- en parkeertip tegelijk met de uitnodiging of uiterlijk 3 dagen voor de avond. Zo voorkom je dat bezoekers bij aanvang nog moeten bellen over de ingang of parkeerplek.
Maak de definitieve gastenlijst 2 dagen vooraf en bevestig dan ook de cateringhoeveelheden. Tel dieetwensen apart, zodat vegetarische of allergievriendelijke opties niet tussen de algemene bestelling verdwijnen.
Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor de opbouw. Plaats eerst tafels en stoelen, maak daarna de podiumzone vrij en test vervolgens microfoon, mengpaneel, speaker en verlichting.
Zet dranken minimaal 1 uur voor ontvangst koud en richt het buffet daarna in met serveerschalen, serveerbestek, glazen, borden en besteksets. Houd de doorgang naar de zaal vrij, zodat bezoekers niet langs de techniek hoeven te lopen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?: Leg de locatie en cabaretiers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de avond en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een cabaretavond?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumzone, buffet, decoratie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een volledige soundcheck en controle van de verlichting.
Wanneer moet ik de catering voor een cabaretavond bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Bevestig de aantallen en dieetwensen nogmaals 2 dagen voor de avond.
Wanneer test ik de microfoon en geluidsapparatuur?: Test de draadloze microfoon, microfoonstandaard, actieve speaker en het mengpaneel tijdens de opbouw, uiterlijk 30 minuten voor ontvangst. Controleer ook het batterijniveau en houd een reserveoplossing voor muziek bij de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.