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Kabarettabend organisieren: die komplette Checkliste

Ein Kabarettabend steht und fällt mit drei Dingen: einem klaren Programm, funktionierender Technik und einem Ablauf ohne lange Wartezeiten. Reserviere die Location und buche die Comedians möglichst früh, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die genaue Cateringmenge. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Tonprobe, Bühnenbereich, Bestuhlung, Getränke und Wegweiser. Diese Checkliste führt dich in der sinnvollen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Comedians buchen

  • Programm und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Route und Parkhinweis versenden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Cateringmengen bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstler betreuen

  • Einlass und Empfang besetzen

    2 Personen

  • Gäste zu ihren Plätzen begleiten

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Kabarettprogramm ankündigen

  • Lautstärke überwachen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Verabschiedung der Gäste begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Fundsachen sammeln

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 55
  • TischeAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • Umkleideraum-Garderobe
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 55
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierbesteckAnz. 8

Ausstattung

  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • Aktiver SprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Musik-Playlist
  • KühlboxAnz. 3
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Dekorative StoffeAnz. 4
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm, Einlass und Beginn mindestens 4 Wochen vorher fest. Plane pro Künstler einen eigenen Zeitblock und zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer für Umbauten oder Verzögerungen ein.
  • Sammle technische Anforderungen direkt bei der Buchung: Mikrofon, Mischpult, aktiver Lautsprecher, Laptop und Stromanschlüsse sollten spätestens 7 Tage vor dem Abend geprüft sein.
  • Bestätige die Gästeliste und Cateringmengen 3 bis 5 Tage vorher. Rechne Getränke nicht nur für die Show, sondern auch für den Einlass und die Pause; stelle Wasser für Künstler und Technikteam separat bereit.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden Aufbauzeit ein. Zuerst Bühnenbereich und Bestuhlung vorbereiten, danach Tonanlage und Beleuchtung aufstellen und vor dem Einlass jedes Mikrofon testen.
  • Viele Gäste finden den Saal nicht sofort: Verschicke Route und Parkhinweise spätestens 2 Tage vorher und stelle am Abend selbst ein Willkommensschild sowie gut sichtbare Wegweiser auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kabarettabend organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location und Künstlerbuchung. Einladungen können etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Kabarettabend?
Plane mindestens 3 Stunden für Bestuhlung, Bühnenbereich, Tonanlage, Beleuchtung, Dekoration und Buffet ein. Die Technik sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass vollständig getestet sein.
Wie viele Getränke braucht man für einen Kabarettabend?
Für den ersten Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollten pro Person mindestens 0,5 Liter Wasser eingeplant werden.
Wann muss das Catering für einen Kabarettabend bestätigt werden?
Bestätige die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vor dem Termin. So lassen sich Mengen für Buffet, Geschirr und Serviermaterial rechtzeitig anpassen.

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