Cabaretavond organiseren: een praktische checklist

Een cabaretavond staat of valt met timing, verstaanbaarheid en een zaal die vóór binnenkomst klaar is. Leg eerst datum, zaal, cabaretiers en techniek vast; daarna volgen programma, uitnodigingen, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je bezoekerslijst, dieetwensen, technische eisen en draaiboek. Op de dag zelf bouw je podium, stoelen, licht en geluid op en test je alles voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je vergeten details.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en zaal vastleggen
Cabaretiers boeken
Techniek reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Bezoekerslijst controleren
Techniekbehoeften controleren
2 personen
Boodschappenlijst maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Bevestiging naar artiesten sturen
Zaal en garderobe controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
Podiumdelen opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
2 personen
Licht en microfoons plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenbriefing geven
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Cabaretprogramma begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Garderobe bemannen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Techniek afbouwen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Apparatuur retourneren
2 personen
Zaal opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Biertafelsaantal 6
Cateringtafelaantal 2
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Podiumdelenaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffielepelsaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 2
Flesopenersaantal 4
Koelboxenaantal 4

Decoratie

Podiumachterdoek
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 40
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalcontainersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Overig

Garderobenummersaantal 100
Ticketsaantal 100
Pennenaantal 10
Plakbandaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Naamstickersaantal 100

Tips

Plan de techniekcontrole uiterlijk één week vooraf. Controleer dan per act het aantal microfoons, microfoonstatieven, speakers, kabels en podiumspots; een algemene reservering is niet genoeg.
Stuur artiesten minstens 7 dagen voor de cabaretavond een bevestiging met aanvangstijd, programmavolgorde, contactpersoon en technische afspraken. Vraag wijzigingen uiterlijk 48 uur vooraf door te geven.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond af. Maak daarna de bezoekerslijst, tel stoelen en servies en verwerk dieetwensen voordat je de catering definitief bevestigt.
Begin op de dag zelf minimaal 4 uur voor aanvang met opbouwen. Plaats eerst podiumdelen en stoelen, daarna licht en microfoons; zo hoef je geen kabels door een volle zaal te leggen.
Reserveer in het draaiboek 30 minuten voor een volledige geluidstest en 15 minuten voor de laatste zaalcontrole. Test draadloze microfoons, speakers en mengpaneel met iemand op de achterste rij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretier boeken?: Boek de cabaretier bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als de avond op een vrijdag of zaterdag plaatsvindt. Leg datum, speeltijd, pauze en technische wensen direct schriftelijk vast.
Wanneer moet ik de techniek voor een cabaretavond regelen?: Reserveer podiumdelen, microfoons, speakers, mengpaneel en verlichting minimaal 4 weken vooraf. Controleer de technische behoeften opnieuw 7 dagen voor de avond en test het geluid op locatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretavond op te bouwen?: Reken op minstens 4 uur voor podium, stoelen, tafels, garderobe, licht, geluid, catering en versiering. Plan daarnaast 30 minuten voor de geluidstest en houd 15 minuten over voor een laatste controle.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een cabaretavond?: Verstuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf als bezoekers zich moeten aanmelden. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond, zodat je bezoekerslijst, catering en dieetwensen kunt afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.