Checklist voor een goed georganiseerde cabaretavond

Een cabaretavond valt of staat met een strak programma, verstaanbaar geluid en een zaal die vóór de ontvangst klaarstaat. Regel eerst de locatie en cabaretiers, verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en technische wensen. In de laatste week werk je het programma en de gastenlijst af; op de dag zelf test je microfoons, verlichting en muziek voordat bezoekers binnenkomen. Deze checklist helpt je de 41 taken in de juiste volgorde uit te voeren en niets voor het laatste uur te bewaren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Cabaretiers vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Technische wensen opvragen
Programma opstellen
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Zaalindeling bepalen
2 personen
Draaiboek printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Podiumvlak vrijmaken
2 personen
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Cabaretier aankondigen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Techniek tijdens show bedienen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 2
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Gaffer tapeaantal 2
Laptop

Verlichting

Ledspotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Vorkenaantal 70
Servettenhouderaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 2

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Decoratieve doekenaantal 4
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweil en emmeraantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen uiterlijk twee weken vooraf vast. Vraag hoeveel microfoons nodig zijn, welke aansluitingen de cabaretier gebruikt en of er een laptop of muziekspeler nodig is.
Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk drie dagen voor de voorstelling. Gebruik die ook voor de zaalindeling, catering en het klaarzetten van stoelen, tafels en kapstokken.
Plan minimaal 90 minuten tussen het openen van de locatie en de ontvangst. In die tijd kun je het podiumvlak vrijmaken, speakers en microfoons opstellen en kabels met gaffer tape vastzetten.
Test het geluid met alle microfoons op de plek waar de cabaretiers staan. Controleer ook de actieve speakers, audiomixer, stekkerdozen en verlengkabels voordat het publiek binnenkomt.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet koffievoorzieningen apart klaar. Waterglazen, wijnglazen, koffie, thermoskannen, borden, vorken en servetten raken anders snel vermengd met het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretavond organiseren?: Leg de locatie en cabaretiers bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en locatie zeker zijn, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een cabaretavond op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en soundcheck. Bij extra verlichting, decoratie of meerdere microfoons is 2 uur praktischer.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een cabaretavond?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de avond, zodat je catering, zaalindeling en de definitieve gastenlijst kunt afronden.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een cabaretavond?: Reken op minimaal één werkende microfoon per optredende cabaretier, plus bij voorkeur één reserve-exemplaar. Test alle microfoons uiterlijk 30 minuten vóór de ontvangst en houd standaards klaar als die nodig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.