Checklist voor een goed georganiseerde buurtwandeling
Een buurtwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een leuke route uitzetten. Je regelt vooraf een toegankelijke route, een start- en eindlocatie, begeleiding en een overzichtelijke deelnemersregistratie. Op de dag zelf moeten routebordjes, veiligheidsmaterialen, koffie, thee en hapjes op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je bepalen wat je eerst doet, wat je kort voor vertrek controleert en wat je na afloop niet moet vergeten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wandelroute bepalen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Begeleiders voor route indelen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Weersverwachting controleren
Deelnemers weersadvies sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie- en theepakket klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Tafels aankleden
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Routebordjes plaatsen
3 personen
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Groep over de begeleiders verdelen
3 personen
Wandeling begeleiden
6 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Water uitdelen onderweg
2 personen
Deelnemers bij terugkomst ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetvrije hapjes apart aanbieden
Aanwezigen naar huis begeleiden
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Routebordjes verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen veilig bewaren
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 50
- Kapstokaantal 2
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 50
- Herbruikbare glazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbladenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 3
Veiligheid
- Veiligheidshesjesaantal 8
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 6
Communicatie
- Routekaartenaantal 50
- Deelnemersformulierenaantal 50
- Naambadgesaantal 50
- Pennenaantal 12
- Routebordjesaantal 12
- Klembordenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Routepijlenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasteilaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Dweilmoppenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route uiterlijk enkele dagen vooraf vast en loop hem zelf na. Controleer niet alleen de afstand, maar ook smalle doorgangen, stoepranden, rustpunten en plekken waar routepijlen of routebordjes nodig zijn.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en druk daarna de deelnemerslijst en routekaarten af. Neem enkele extra exemplaren mee en leg pennen en klemborden bij de informatietafel.
- Plan per routegedeelte een begeleider en wijs één persoon aan voor de ontvangst. Die registreert aanwezigen, deelt naambadges uit en zorgt dat de uitleg over route en veiligheidsregels niet wordt overgeslagen.
- Controleer de weersverwachting de dag ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Stuur deelnemers tijdig praktisch weersadvies en leg veiligheidshesjes, een EHBO-koffer en zaklampen klaar voordat de eerste wandelaar arriveert.
- Zet koffie, thee, water en hapjes pas op het afgesproken ontvangsttijdstip klaar, maar koel dranken eerder. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer vooraf of er genoeg mokken, glazen, borden en besteksets zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een buurtwandeling organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de route, locaties en uitnodigingen. Plan de definitieve deelnemerslijst, dieetwensen en taakverdeling uiterlijk 1 week voor de wandeling.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een buurtwandeling?
- Plan minimaal 1 begeleider per routegedeelte en daarnaast 1 persoon voor ontvangst en registratie. Bij een groep van meer dan 20 deelnemers is een extra begeleider verstandig, zodat niemand achteropraakt.
- Hoeveel drinken heb ik nodig voor een buurtwandeling?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en thee. Neem daarnaast extra water mee voor onderweg en houd rekening met warm weer of deelnemers die langer blijven napraten.
- Wanneer moet ik de routebordjes en routekaarten klaarleggen?
- Leg routekaarten, routepijlen en routebordjes uiterlijk 1 uur voor de start klaar. Plaats de bordjes kort voor ontvangst, zodat ze niet verdwijnen of verkeerd worden gehangen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!