Checklist voor een buurtverenigingrommelmarkt organiseren

Een buurtverenigingrommelmarkt vraagt vooral om een strakke planning en duidelijke afspraken met verkopers. Leg eerst locatie, datum, tijden en verkoopregels vast; regel daarna inschrijvingen, tafels en vrijwilligers. In de laatste week controleer je materiaal, boodschappen, contant geld en bewegwijzering. Op de dag zelf draait het om een logische opbouw van kraamvakken, tenten en tafels, plus een bemande koffie- en informatieplek. Gebruik deze checklist als volgorde voor alle 52 taken en 44 benodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Vergunningseisen controleren
Verzekering controleren
Verkoopregels opstellen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkooptafels toewijzen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Contant geld regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Voorraad en materiaal controleren
2 personen
Etiketten en prijslijsten klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kraamvakken markeren
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Eet- en drinkpunt inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar vakken begeleiden
3 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Kassa beheren
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Eindtijd omroepen
Verkopers uitchecken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Materiaal schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Voorraad opbergen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Statafelsaantal 4
Kleedjesaantal 12
Kraamvakkenmarkering

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Betaalterminal
Zaklampenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Welkomstbord
Bewegwijzerbordenaantal 8
Plakbandaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerplankenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Scharenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Kassabak
Wisselgeldbakjesaantal 2
Prijsetikettenaantal 500
Watervaste stiftenaantal 12
Kleingeldbakjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de openingstijden minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen of een vergunning, verzekering of toestemming voor stroomgebruik nodig is.
Sluit de inschrijving voor verkopers 1 tot 2 weken voor de rommelmarkt. Wijs daarna per tafel of kraamvak een plek toe en stuur iedere deelnemer de opbouwtijd, verkoopregels en route.
Plan op de dag zelf minimaal 2 vrijwilligers voor ontvangst en informatie, 2 voor de opbouw en 2 voor koffie en hapjes. Maak daarnaast een apart opruimrooster, zodat niet iedereen tegelijk vertrekt.
Controleer 3 dagen vooraf alle klaptafels, stoelen, partytenten, verlengkabels en stekkerdozen. Leg prijslijsten, etiketten, scharen, plakband en kraamvakkenmarkering samen in één duidelijk gemarkeerde krat.
Zet koffie, thee, herbruikbare bekers en thermoskannen klaar vóór de eerste bezoekers komen. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per aanwezige vrijwilliger of bezoeker die je wilt bedienen en vul koelboxen pas vlak voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtverenigingrommelmarkt organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, vergunningseisen en verzekering. Open de inschrijving daarna uiterlijk 4 weken voor de markt, zodat je 1 tot 2 weken vooraf de tafels en kraamvakken kunt indelen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurtverenigingrommelmarkt?: Voor een kleine markt plan je minimaal 6 vrijwilligers: 2 voor opbouw, 2 voor ontvangst en informatie en 2 voor koffie en hapjes. Voeg tijdens de drukste uren 1 vrijwilliger toe voor rondes, afval en vragen van verkopers.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een buurtverenigingrommelmarkt?: Reken per verkoper op minimaal 1 klaptafel of een afgesproken kraamvak. Tel 10 tot 15 procent extra tafels op voor koffie, registratie, gevonden voorwerpen en materiaal dat niet bij een verkoper hoort.
Wanneer moet ik koffie, hapjes en koelboxen voorbereiden?: Controleer de boodschappen 3 dagen vooraf en doe de inkopen uiterlijk 1 dag voor de markt. Zet koffie en thee 30 tot 45 minuten vóór opening klaar en vul koelboxen pas vlak voor het opbouwen of serveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.