Checklist pour organiser une brocante de quartier
Une brocante d’association de quartier demande surtout une bonne coordination entre les exposants, les bénévoles et l’installation du site. Commencez par réserver le lieu, fixer les horaires et vérifier les autorisations ainsi que l’assurance. Ensuite, gérez les inscriptions, répartissez les tables et préparez la signalétique. Le jour J, prévoyez assez de temps pour monter les tentes, installer les stands, préparer le café et contrôler les paiements. Cette checklist rassemble les 52 tâches et les 44 fournitures du plan.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Vérifier l’assurance
Établir les règles de vente
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les tables de vente
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Prévoir de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les stocks et le matériel
2 personnes
Préparer les étiquettes et les listes de prix
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Événement
Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les emplacements
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Gérer la caisse
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 12
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 4
- Couverturesqté 12
- Délimitation des emplacements de stand
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Terminal de paiement
- Lampes de pocheqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 50
- Panneau d’accueil
- Panneaux de signalisationqté 8
- Ruban adhésifqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Planches de serviceqté 6
- Thermosqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
- Louchesqté 6
- Ciseauxqté 4
- Pains de glaceqté 12
- Caisse
- Bacs à monnaieqté 2
- Étiquettes de prixqté 500
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Bacs à monnaieqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balais à mainqté 3
- Pinces à déchetsqté 2
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Épongesqté 6
- Gants en caoutchoucqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le lieu et les horaires plusieurs semaines à l’avance, puis vérifiez immédiatement les exigences de permis et d’assurance : ces démarches peuvent prendre plus de temps que prévu.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la brocante. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les tables, de noter les besoins alimentaires et d’imprimer les panneaux.
- Prévoyez un responsable pour environ 5 à 8 stands le matin de l’installation. Il pourra marquer les emplacements, orienter les vendeurs et éviter les attroupements à l’accueil.
- Pour le café et le thé, comptez environ 2 tasses par bénévole et par tranche de 4 heures. Préparez les thermos, les gobelets réutilisables et les rallonges avant l’arrivée du public.
- Gardez une petite caisse d’argent liquide en complément du terminal de paiement et testez celui-ci avant l’ouverture. Vérifiez aussi les stocks, les listes de prix et les étiquettes la veille.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une brocante d’association ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et fixez les horaires en premier, puis lancez les inscriptions avant de préparer les stands et le matériel.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une brocante ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture pour contrôler le site, monter les tentes et installer les tables, chaises et emplacements. Ajoutez 30 minutes si le matériel doit être transporté depuis un autre lieu.
- Combien de bénévoles faut-il pour une brocante de quartier ?
- Comptez au minimum 1 bénévole pour 5 à 8 stands pendant l’installation, plus une personne à l’accueil et une personne pour les boissons. Pour une brocante de 30 stands, prévoyez donc environ 6 à 8 bénévoles actifs le matin.
- Que faut-il préparer la veille d’une brocante ?
- Préparez les étiquettes, les listes de prix, les panneaux, les inscriptions, la caisse et le matériel électrique la veille. Réfrigérez les boissons et regroupez les fournitures par zone pour gagner au moins 30 minutes le matin.
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