Zo organiseer je een buurttuinwerkdag zonder chaos

Begin niet met plantmateriaal of koffie, maar met een haalbaar programma en een duidelijke indeling van de werkklussen. Publiceer datum en tijden, verzamel aanmeldingen en deel vrijwilligers vooraf in per werkzone. Controleer daarna gereedschap, planten en catering, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en mensen te ontvangen. Reken extra tijd voor werkhandschoenen, veiligheidsuitleg en een alternatief bij regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vrijwilligers indelen
2 personen
6
Werkklussen selecteren
2 personen
7
Weersverwachting controleren
8
Boodschappen bestellen
9
Gereedschap controleren
2 personen
10
Plantmateriaal ophalen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Tafels en stoelen ophalen
2 personen
13
Werkzones uitzetten
2 personen
14
Gereedschap klaarleggen
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
17
Partytenten opbouwen
4 personen
18
Werkhandschoenen uitdelen
19
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
20
Dranken koud zetten
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Aanmeldtafel inrichten

Event

23
Deelnemers verwelkomen
2 personen
24
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
25
Werkploegen indelen
2 personen
26
Onkruid verwijderen
8 personen
27
Plantvakken voorbereiden
6 personen
28
Nieuwe planten poten
6 personen
29
Snoeiafval verzamelen
5 personen
30
Compostbakken bijvullen
3 personen
31
Paden egaliseren
5 personen
32
Regentonnen schoonmaken
3 personen
33
Planten water geven
4 personen
34
Werkmateriaal innemen
2 personen
35
Handen wassen en pauze houden
2 personen
36
Maaltijd uitserveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Servies afruimen
3 personen
39
Buurtgesprek begeleiden
40
Restmateriaal verzamelen
3 personen
41
Afval sorteren
2 personen

Nazorg

42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Gereedschap schoonmaken
3 personen
45
Servies en keuken schoonmaken
3 personen
46
Locatie schoon achterlaten
4 personen
47
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
48
Geleend materiaal retourneren
2 personen
49
Overgebleven planten verzorgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Bierbankenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Gereedschap

Werkhandschoenenaantal 50
Tuinscheppenaantal 8
Spadesaantal 6
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 5
Snoeischarenaantal 5
Kruiwagensaantal 3
Emmersaantal 10
Tuinkniekussensaantal 8
Werkzeilenaantal 4
Gieteraantal 6
Tuinslangaantal 2
Snoeizagenaantal 3
Bezemaantal 4
Bladharkaantal 3
Meetlintenaantal 2

Tuinmateriaal

Compostaantal 10
Potgrondaantal 8
Inheemse plantenaantal 80
Kruidenplantenaantal 30
Houten plantenlabelsaantal 50
Bamboestokkenaantal 30
Binddraadaantal 3
Regentonnenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Soeppannenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Werkzonebordjesaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasstationsaantal 2
Handdoekrollenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponsjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak per werkzone één concrete klus en wijs vooraf een verantwoordelijke aan. Zo voorkom je dat alle deelnemers tegelijk om dezelfde schep, hark of kruiwagen vragen.
Controleer het gereedschap minstens één week vooraf en tel het op de ochtend zelf opnieuw. Leg per ploeg handschoenen, tuinscheppen, harken en emmers klaar voordat deelnemers arriveren.
Haal inheemse planten, kruidenplanten, compost en potgrond niet pas op de werkdag op. Plan het ophalen uiterlijk de dag ervoor, zodat ontbrekend of beschadigd materiaal nog vervangen kan worden.
Zet de aanmeldtafel bij de ingang en houd de lijst met dieetwensen bij de koffie, thee en hapjes. Verwelkom deelnemers eerst, geef daarna de veiligheidsinstructies en deel ze pas vervolgens in werkploegen in.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en zitplaatsen klaar als schuilplek en bepaal vooraf welke buitenklus bij regen vervalt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een buurttuinwerkdag?: Begin ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met de datum, het programma en de uitnodigingen. Gebruik de laatste week voor vrijwilligersindeling, dieetwensen, boodschappen en de controle van gereedschap en plantmateriaal.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurttuinwerkdag?: Deel het aantal deelnemers op in kleine werkploegen van ongeveer 4 tot 6 personen per werkzone. Houd daarnaast minimaal 2 mensen vrij voor ontvangst, veiligheidsuitleg, materiaal en onverwachte vragen.
Wanneer controleer je het gereedschap voor een buurttuinwerkdag?: Doe de volledige controle uiterlijk 7 dagen vooraf en leg alles de avond ervoor per werkzone klaar. Tel op de ochtend zelf nog een keer de handschoenen, schoppen, harken, snoeischaren en kruiwagens.
Wat doe je bij regen tijdens een buurttuinwerkdag?: Neem 48 uur vooraf een besluit over het programma en wijs minimaal één beschutte activiteit aan. Partytenten helpen voor ontvangst en pauzes, maar plan geen graaf- of snoeiwerk onder omstandigheden waarin de bodem of veiligheid problemen geeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.