Checklist voor een goed georganiseerde buurttuinwerkdag

Een buurttuinwerkdag loopt soepel als je vooraf niet alleen de klussen, maar ook mensen, materiaal en ontvangst plant. Leg werkzones en werkploegen vast voordat de eerste deelnemers komen. Controleer gereedschap en plantmateriaal op tijd, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken of nog boodschappen moet doen. Houd daarnaast rekening met regen, koffie, zitplaatsen en duidelijke veiligheidsinstructies. Met deze checklist werk je van uitnodiging en aanmeldingen naar een overzichtelijke opbouw en een goede start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Werkklussen selecteren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen bestellen
Gereedschap controleren
2 personen
Plantmateriaal ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Tafels en stoelen ophalen
2 personen
Werkzones uitzetten
2 personen
Gereedschap klaarleggen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Werkhandschoenen uitdelen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Aanmeldtafel inrichten

Event

Deelnemers verwelkomen
2 personen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Werkploegen indelen
2 personen
Onkruid verwijderen
8 personen
Plantvakken voorbereiden
6 personen
Nieuwe planten poten
6 personen
Snoeiafval verzamelen
5 personen
Compostbakken bijvullen
3 personen
Paden egaliseren
5 personen
Regentonnen schoonmaken
3 personen
Planten water geven
4 personen
Werkmateriaal innemen
2 personen
Handen wassen en pauze houden
2 personen
Maaltijd uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Buurtgesprek begeleiden
Restmateriaal verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Gereedschap schoonmaken
3 personen
Servies en keuken schoonmaken
3 personen
Locatie schoon achterlaten
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven planten verzorgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Bierbankenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Gereedschap

Werkhandschoenenaantal 50
Tuinscheppenaantal 8
Spadesaantal 6
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 5
Snoeischarenaantal 5
Kruiwagensaantal 3
Emmersaantal 10
Tuinkniekussensaantal 8
Werkzeilenaantal 4
Gieteraantal 6
Tuinslangaantal 2
Snoeizagenaantal 3
Bezemaantal 4
Bladharkaantal 3
Meetlintenaantal 2

Tuinmateriaal

Compostaantal 10
Potgrondaantal 8
Inheemse plantenaantal 80
Kruidenplantenaantal 30
Houten plantenlabelsaantal 50
Bamboestokkenaantal 30
Binddraadaantal 3
Regentonnenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Soeppannenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Werkzonebordjesaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasstationsaantal 2
Handdoekrollenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponsjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen uiterlijk één week vooraf en vraag tegelijk naar dieetwensen. Gebruik dat aantal om werkploegen, koffie, thee, hapjes en zitplaatsen voor te bereiden.
Controleer het gereedschap minimaal 3 dagen vooraf. Tel onder meer werkhandschoenen, tuinscheppen, spades, harken en kruiwagens, zodat ontbrekende spullen nog geregeld kunnen worden.
Haal plantmateriaal en tuinbenodigdheden uiterlijk de dag ervoor op. Bewaar compost, potgrond, planten en labels bij elkaar en zet kwetsbare planten uit de wind en zon.
Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bouw partytenten tijdig op en bepaal vooraf waar tafels, banken en werkzeilen komen bij regen.
Richt de aanmeldtafel minstens 30 minuten voor aanvang in. Leg werkhandschoenen klaar, zet koffie en thee neer en geef vóór de start een korte veiligheidsuitleg en de indeling van de werkploegen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurttuinwerkdag organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Verwerk aanmeldingen en deel vrijwilligers uiterlijk 1 week vooraf in, zodat je materiaal en boodschappen op aantallen kunt afstemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een buurttuinwerkdag?: Dat hangt af van het aantal werkzones, maar deel deelnemers op in kleine werkploegen van ongeveer 4 tot 6 personen. Wijs daarnaast minimaal 1 organisator aan voor ontvangst, veiligheid en vragen.
Wanneer moet ik het gereedschap en plantmateriaal klaarzetten?: Controleer het gereedschap 3 dagen vooraf en haal plantmateriaal uiterlijk de dag voor de werkdag op. Leg alles per werkzone klaar voordat deelnemers arriveren; reken hiervoor minimaal 30 minuten opbouwtijd.
Wat regel ik bij slecht weer tijdens een buurttuinwerkdag?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend zelf. Zorg voor partytenten, werkzeilen en een plek waar deelnemers droog koffie kunnen drinken; neem bij onveilig weer uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over uitstel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.