Zo organiseer je een buurthuis open dag

Begin met de ruimte, datum en het programma voordat je mensen uitnodigt. Een open dag in een buurthuis vraagt daarna vooral om een duidelijke verdeling van vrijwilligers, een goede ontvangst en activiteiten die op tijd klaarstaan. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vroeg, zodat je weet hoeveel koffie, hapjes, stoelen en naambadges nodig zijn. Plan de opbouw niet alleen op papier: controleer ook sleutels, stroom, tafels en de route door het gebouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Open dag online publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Activiteiten bevestigen
2 personen
10
Flyers verspreiden
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Voorraad controleren
2 personen
13
Extra materialen reserveren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Naambadges voorbereiden
18
Programma's printen
19
Sleutels ophalen
20
Locatie controleren
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen plaatsen
3 personen
23
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
24
Activiteitentafels inrichten
4 personen
25
Versiering ophangen
3 personen
26
Informatieborden plaatsen
2 personen
27
Geluidsinstallatie testen
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
29
Buffet klaarzetten
3 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Deuren openen
2 personen
32
Bezoekers ontvangen
3 personen
33
Aanmeldingen registreren
2 personen
34
Rondleidingen geven
2 personen
35
Activiteiten begeleiden
5 personen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet aanvullen
2 personen
40
Avondprogramma begeleiden
3 personen
41
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

42
Eten en drinken opruimen
3 personen
43
Materialen verzamelen
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Afval sorteren
2 personen
46
Zalen schoonmaken
4 personen
47
Toiletten schoonmaken
2 personen
48
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Deuren en ramen controleren
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Ontvangstbalie
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Naambadgesaantal 100
Bloemstukkenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Scharenaantal 4

Sportmateriaal

Ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 12
Spelletjesaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en bevestig daarna de activiteiten. Zo kun je uitnodigingen, online publicatie en flyers met concrete tijden maken in plaats van later wijzigingen door te geven.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de open dag uit. Gebruik die informatie bij het controleren van de boodschappenlijst en de hapjes.
Maak per tijdsblok een vrijwilligersindeling: minimaal één persoon bij de ontvangstbalie en per activiteit een verantwoordelijke. Plan daarnaast iemand voor praktische zaken zoals sleutels, voorraad en boodschappen.
Controleer extra materialen vroeg, vooral wanneer meerdere activiteiten tegelijk plaatsvinden. Ballen, hoepels en pionnen zijn niet uitwisselbaar met materialen voor de ontvangst of presentatie.
Plan de opbouw ruim vóór de eerste bezoekers: zet tafels en stoelen neer, richt de ontvangst- en activiteitentafels in en test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat het programma begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurthuis open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met de ruimte, datum en het programma. Verstuur uitnodigingen en publiceer de open dag zodra de belangrijkste tijden en activiteiten vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een buurthuis open dag?: Reken op minimaal één vrijwilliger bij de ontvangst en één verantwoordelijke per gelijktijdige activiteit. Voeg minstens één persoon toe als aanspreekpunt voor boodschappen, voorraad, sleutels en onverwachte problemen.
Wanneer moet je dieetwensen voor een open dag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de open dag. Controleer daarna of de hapjes en dranken daarop zijn afgestemd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een buurthuis open dag op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw van tafels, stoelen, ontvangstbalie, activiteitentafels en versiering. Plan vóór de opening nog 30 minuten voor een controle van apparatuur, programma's, naambadges en de locatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.