Organiser une journée portes ouvertes de maison de quartier

Une journée portes ouvertes réussie commence bien avant l’accueil du public. Fixez d’abord la date, les activités et le programme, puis prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer le matériel, les achats et les horaires d’installation. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis fréquents : badges, programmes imprimés, boissons fraîches, clés et équipement audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier la journée portes ouvertes en ligne
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Confirmer les activités
2 personnes
10
Distribuer les flyers
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Vérifier les stocks
2 personnes
13
Réserver du matériel supplémentaire
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Imprimer les programmes
19
Récupérer les clés
20
Vérifier le lieu
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
24
Aménager les tables d'activités
4 personnes
25
Suspendre la décoration
3 personnes
26
Placer les panneaux d’information
2 personnes
27
Tester le système de sonorisation
2 personnes
28
Préparer le café et le thé
2 personnes
29
Mettre le buffet en place
3 personnes
30
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

31
Ouvrir les portes
2 personnes
32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
34
Faire des visites guidées
2 personnes
35
Encadrer les activités
5 personnes
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
40
Encadrer le programme du soir
3 personnes
41
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

42
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
43
Rassembler le matériel
4 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Trier les déchets
2 personnes
46
Nettoyer les salles
4 personnes
47
Nettoyer les toilettes
2 personnes
48
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
49
Éteindre l’équipement
2 personnes
50
Vérifier les portes et les fenêtres
2 personnes
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
52
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Accueil
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 10
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 100
Compositions floralesqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4

Matériel de sport

Ballonsqté 6
Cerceauxqté 6
Cônesqté 12
Jeuxqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la date avant de diffuser les invitations. Gardez au moins 4 semaines pour faire connaître la journée, recueillir les inscriptions et ajuster le programme.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et arrêtez les réponses environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi adapter les achats, les en-cas et la vaisselle.
Attribuez chaque zone à un bénévole : accueil, activités, boissons et rangement. Faites parvenir le planning définitif au moins 3 jours avant, avec les horaires de présence.
Vérifiez les stocks et réservez le matériel supplémentaire 5 à 7 jours avant. Les rallonges, multiprises, glacières, tables et chaises sont souvent repérées trop tard.
Prévoyez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture. Récupérez les clés, vérifiez les lieux, installez l’accueil et les tables d’activités, puis testez le microphone et l’enceinte avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, fixer le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions sans tout faire dans les derniers jours.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une maison de quartier ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la journée et publiez l’événement en ligne au même moment. Relancez les personnes inscrites 7 jours avant avec le programme et les informations pratiques.
Quand confirmer les activités et les bénévoles ?: Confirmez les activités au plus tard 7 jours avant, puis répartissez les bénévoles avec un planning définitif 3 jours avant. Gardez une personne disponible le jour J pour remplacer une absence.
À quelle heure faut-il installer la salle ?: Commencez au moins 2 heures avant l’ouverture. Comptez ce temps pour récupérer les clés, vérifier la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil et tester le matériel audio.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.