Einen Tag der offenen Tür im Gemeindezentrum organisieren

Ein Tag der offenen Tür im Gemeindezentrum wirkt unkompliziert, braucht aber einen klaren Ablauf. Beginne mit Raum, Termin und Programm und plane danach Einladungen, Helfer und Ausstattung. Besonders häufig werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Schlüssel und zusätzlich benötigtes Material zu spät geklärt. Mit einem festen Zeitplan behältst du den Überblick und kannst Empfang, Aktivitäten, Verpflegung und Abbau sauber aufeinander abstimmen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Raum reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Aktivitäten bestätigen
2 Personen
10
Flyer verteilen
2 Personen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Bestand prüfen
2 Personen
13
Zusätzliches Material reservieren
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Snacks vorbereiten
3 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
18
Programme drucken
19
Schlüssel abholen
20
Ort überprüfen
2 Personen
21
Tische aufstellen
3 Personen
22
Stühle aufstellen
3 Personen
23
Empfangstheke einrichten
2 Personen
24
Aktivitätstische einrichten
4 Personen
25
Dekoration aufhängen
3 Personen
26
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
27
Beschallungsanlage testen
2 Personen
28
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
29
Buffet vorbereiten
3 Personen
30
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

31
Türen öffnen
2 Personen
32
Besucher empfangen
3 Personen
33
Anmeldungen erfassen
2 Personen
34
Führungen geben
2 Personen
35
Aktivitäten begleiten
5 Personen
36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
37
Snacks servieren
2 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Buffet auffüllen
2 Personen
40
Abendprogramm betreuen
3 Personen
41
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

42
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
43
Materialien zusammenstellen
4 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Abfall trennen
2 Personen
46
Räume reinigen
4 Personen
47
Toiletten reinigen
2 Personen
48
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
49
Geräte ausschalten
2 Personen
50
Türen und Fenster kontrollieren
2 Personen
51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
52
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 4
Empfangstresen
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 5

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 80
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 10
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 100
BlumenarrangementsAnz. 6

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ScherenAnz. 4

Sportmaterial

BälleAnz. 6
ReifenAnz. 6
KegelAnz. 12
SpieleAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Staubsauger

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Raum zuerst fest. Plane für jede Aktivität eine verantwortliche Person ein und bestätige spätestens 14 Tage vorher, welche Tische, Bälle, Reifen oder Kegel tatsächlich gebraucht werden.
Verschicke Einladungen und veröffentliche den Termin online mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Tag der offenen Tür. So bleibt Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten, statt sie am Veranstaltungstag nebenbei zu sammeln.
Teile Freiwillige in Schichten ein: mindestens eine Person am Empfang, eine für Getränke und Snacks sowie je eine Betreuung pro laufender Aktivität. Erstelle den Einsatzplan spätestens 7 Tage vorher und gib allen eine Telefonnummer für Rückfragen.
Prüfe Einkaufsliste und Bestand 5 bis 7 Tage vorher. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; Kaffee, Wasser, Tassen, Gläser, Teller und Besteck werden sonst leicht erst beim Eindecken vermisst.
Hole Schlüssel und zusätzlich reserviertes Material am Vortag ab und überprüfe den Ort mindestens 2 Stunden vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, danach Empfangs- und Aktivitätstische, Technik und Dekoration.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Gemeindezentrum planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Termin und Programm. Einladungen und Online-Ankündigung sollten 3 bis 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für Getränke und Snacks sowie eine Betreuung pro gleichzeitig laufender Aktivität ein. Für Schichten und Pausen solltest du zusätzlich 2 bis 3 Ersatzpersonen einteilen.
Wann sollte man Getränke und Snacks vorbereiten?: Kühle Getränke am Vortag und bereite Snacks am Veranstaltungstag so vor, dass sie 30 bis 45 Minuten vor Beginn bereitstehen. Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vorher erfasst sein.
Was muss man am Veranstaltungstag zuerst aufbauen?: Beginne mindestens 2 Stunden vor dem Start mit der Ortskontrolle und dem Aufstellen von Tischen und Stühlen. Danach folgen Empfangstheke, Aktivitätstische, Technik, Getränke- und Snackbereich sowie Dekoration.

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