Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del centro comunitario

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando se organiza en dos líneas paralelas: atraer e inscribir visitantes, y preparar el espacio para recibirlos. Empieza por reservar el centro, fijar la fecha y cerrar un programa realista; después coordina invitaciones, voluntarios, actividades, compras y montaje. Deja para el día anterior lo que pueda hacerse con antelación, como imprimir programas, preparar acreditaciones y enfriar las bebidas. Así, el equipo puede centrarse en orientar a las personas y resolver imprevistos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el espacio
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Diseñar invitaciones
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Confirmar las actividades
2 personas
10
Repartir flyers
2 personas
11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
12
Comprobar el inventario
2 personas
13
Reservar materiales extra
14
Hacer la compra
2 personas
15
Enfriar bebidas
2 personas
16
Preparar aperitivos
3 personas
17
Preparar acreditaciones
18
Imprimir los programas
19
Recoger las llaves
20
Comprobar el lugar
2 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Montar el mostrador de recepción
2 personas
24
Montar mesas de actividades
4 personas
25
Colgar la decoración
3 personas
26
Colocar los paneles informativos
2 personas
27
Probar el sistema de sonido
2 personas
28
Preparar café y té
2 personas
29
Preparar el buffet
3 personas
30
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

31
Abrir las puertas
2 personas
32
Recibir a los visitantes
3 personas
33
Registrar inscripciones
2 personas
34
Dar visitas guiadas
2 personas
35
Coordinar actividades
5 personas
36
Servir café y té
2 personas
37
Servir aperitivos
2 personas
38
Rellenar las bebidas
2 personas
39
Reponer el bufé
2 personas
40
Coordinar el programa de la noche
3 personas
41
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

42
Recoger comida y bebida
3 personas
43
Reunir los materiales
4 personas
44
Lavar la vajilla
3 personas
45
Clasificar residuos
2 personas
46
Limpiar las salas
4 personas
47
Limpiar los baños
2 personas
48
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
49
Apagar el equipo
2 personas
50
Comprobar puertas y ventanas
2 personas
51
Devolver los objetos prestados
2 personas
52
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mostrador de recepción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 5

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 10
Mantelescant. 10
Credencialescant. 100
Arreglos floralescant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Tijerascant. 4

Material deportivo

Pelotascant. 6
Aroscant. 6
Conoscant. 12
Juegoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de publicar las invitaciones. Reserva al menos 2 semanas para difundir la jornada y recoger inscripciones, preferencias dietéticas y necesidades de los asistentes.
Asigna funciones concretas a los voluntarios, no solo turnos. Para cada actividad debe haber una persona responsable, y la recepción necesita cobertura durante toda la apertura, incluidos los primeros 30 minutos.
Comprueba el inventario una semana antes y vuelve a revisarlo 48 horas antes. Las sillas, mesas, cables, regletas, micrófono y materiales de actividades suelen ser los elementos que más tarde se intentan conseguir.
Organiza el montaje en este orden: recepción, circulación, actividades y comida. Deja libres los accesos y coloca las mesas de cerveza, bebidas y aperitivos sin bloquear la entrada ni las zonas de juego.
Prepara el paquete de recepción el día anterior: acreditaciones, programas impresos, lista de inscripciones y bolígrafos. Ten también un plan para las preferencias dietéticas y calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el espacio y fija el programa al principio; deja las compras finales y la confirmación de voluntarios para los últimos 7 días.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas y publícalas unas 2 o 3 semanas antes. Cierra las inscripciones aproximadamente 3 días antes para poder ajustar las actividades, la comida y la distribución de voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Como referencia, asigna 1 persona a recepción, 1 responsable por actividad y 1 o 2 personas para bebidas, aperitivos y apoyo. Para tres actividades simultáneas, calcula al menos 5 voluntarios por turno.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Prepara las acreditaciones, imprime los programas, revisa el inventario, enfría las bebidas y deja listas las bandejas y la vajilla. El día anterior también conviene confirmar las llaves, el equipo de sonido y cualquier material reservado.

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