Buurtbrunch organiseren: checklist en planning

Een buurtbrunch loopt soepel als je eerst weet wie er komen en pas daarna hoeveel eten, servies en zitplaatsen je nodig hebt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en leg uiterlijk een paar dagen vooraf vast wat je vers koopt. Op de dag zelf werk je van opbouw naar buffet: tafels en stoelen neerzetten, koeling regelen, gerechten voorbereiden en pas daarna brood, beleg en dranken klaarzetten. Deze checklist helpt je de 50 taken in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Aankondiging verspreiden
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen nabellen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Tafels en stoelen reserveren
Benodigdheden controleren
2 personen
Allergenenoverzicht maken
Boodschappenlijst afronden
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
Tafelaankleding voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Menukaarten printen
Aanwezigheidslijst printen
Verse boodschappen doen
3 personen
Koelwaren koel opslaan
2 personen
Fruit en groenten wassen
2 personen
Eieren koken
2 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Appels en fruit snijden
2 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Apparatuur en servies aanvoeren
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels dekken
4 personen
Buffet inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Brunchbuffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Tafels tussentijds afnemen
2 personen
Restjes veilig koelen
2 personen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet afbreken
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven houdbaar eten opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Kommetjesaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 4
Serveerschalen voor sausaantal 6
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Serveerplateausaantal 6
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Tafellopersaantal 8
Vazenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Menustandaardsaantal 6
Welkomstbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Sponzenaantal 6
Rubberen handschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen niet alleen op naam, maar ook per aantal volwassenen, kinderen en dieetwens. Bel mensen die niet reageren uiterlijk een week voor de brunch na, zodat je hoeveelheden en stoelen kunt vastleggen.
Maak na het sluiten van de aanmeldingen een allergenenoverzicht en print een aanwezigheidslijst. Zet bij het buffet aparte menustandaards of kaartjes bij gerechten met veelvoorkomende allergenen.
Koop houdbare producten eerder en doe de verse boodschappen pas kort voor de brunch. Was fruit en groenten vooraf, maar bewaar koelwaren direct gekoeld en snijd appels en ander fruit zo laat mogelijk.
Reken per gast op een dinerbord, kom, koffiekopje, glas en bestekset, plus extra servies voor morsen of een tweede ronde. Zet voor een buffet voldoende serveerschalen, tangen, opscheplepels en waterkannen klaar.
Plan de opbouw ruim vóór aankomst: zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer, dek daarna de tafels en vul als laatste brood, beleg en warme dranken aan. Gebruik koelboxen als de koelkast niet genoeg ruimte heeft en houd thermoskannen pas vlak voor aanvang gevuld.

Veelgestelde vragen

Hoeveel eten heb ik nodig voor een buurtbrunch?: Reken voor een brunch op ongeveer 4 tot 6 eetbare onderdelen per persoon, verdeeld over brood, beleg, fruit, salades en eieren. Tel bij een open buffet 10 procent extra mee, zodat een tweede ronde mogelijk is.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een buurtbrunch versturen?: Stuur de uitnodiging minimaal 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de brunch. Dan heb je nog tijd om ontbrekende reacties na te bellen, dieetwensen te verwerken en tafels en stoelen te reserveren.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een buurtbrunch?: Voorzie per aangemelde gast één dinerbord, kom, koffiekopje, glas en bestekset. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra klaar; bij 30 gasten zijn dat bijvoorbeeld 33 stuks per soort.
Wat moet ik de avond ervoor voorbereiden voor een buurtbrunch?: Bereid tafelaankleding, naamkaartjes, menukaarten, serveerschalen en het allergenenoverzicht de avond ervoor voor. Kook eieren en maak salades alvast als dat kan, maar snijd fruit en zet brood en beleg pas kort voor de start klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.