Zo organiseer je een buurtbarbecue zonder stress

Begin ongeveer vier weken vooraf met de uitnodigingen en vraag meteen naar dieetwensen en allergieën. Verwerk de aanmeldingen in één overzicht, zodat je uiterlijk een paar dagen vooraf het definitieve aantal gasten hebt. Regel daarna leveranciers, boodschappen en materialen, en maak een indeling voor tenten, tafels, barbecue en afvalbakken. Op de dag zelf draait alles om koelen, een logische werkvolgorde en tijdig bijvullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Leveranciers bevestigen
5
Weersverwachting controleren
6
Definitief aantal gasten tellen
7
Indeling terrein maken
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Vlees en salades koelen
2 personen
10
Groenten wassen en snijden
2 personen
11
Marinades voorbereiden
2 personen
12
Servies en materialen klaarzetten
2 personen
13
Terrein controleren
2 personen
14
Partytenten opzetten
4 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Versiering ophangen
2 personen
18
Barbecue en werktafels plaatsen
3 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
21
Barbecue aansteken
2 personen

Event

22
Gasten ontvangen
2 personen
23
Dranken bijvullen
2 personen
24
Koffie en thee serveren
25
Salades en brood aanvullen
2 personen
26
Barbecue bemannen
2 personen
27
Gerechten serveren
3 personen
28
Afvalbakken legen
29
Laatste ronde drankjes verzorgen
2 personen
30
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

31
Eten en drank opruimen
3 personen
32
Barbecue veilig laten afkoelen
2 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
34
Servies afwassen
3 personen
35
Terrein schoonmaken
4 personen
36
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
37
Partytenten afbreken
4 personen
38
Materialen controleren
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesseaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 8
Keukentangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding niet alleen wie komt, maar ook vegetarische wensen, allergieën en kinderen. Sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je boodschappen en zitplaatsen op het definitieve aantal kunt afstemmen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten vroeg op en bepaal vooraf waar tafels, stoelen en de barbecue droog en veilig kunnen staan.
Koel vlees, salades en drank uiterlijk 2 uur voor de start terug in koelboxen met voldoende koelelementen. Zet rauw vlees niet naast brood, salades of servies op dezelfde werktafel.
Plan minstens 90 minuten voor de ontvangst om het terrein te controleren, tafels en stoelen te plaatsen, verlichting op te hangen en buffet en servies klaar te zetten. Zo hoef je niet te snijden of marineren terwijl de eerste gasten aankomen.
Voorzie per gast minstens één bord, kom, beker en bestekset, plus ongeveer 10 procent extra. Zet afvalbakken zichtbaar neer en wijs één persoon aan die tijdens het eten dranken, salades en brood aanvult.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een buurtbarbecue organiseren?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen meteen en bepaal het definitieve aantal gasten 3 dagen voor de barbecue.
Hoeveel drank heb je nodig voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast voortdurend water klaar in een schenkkan en houd extra gekoelde voorraad achter de hand.
Wanneer moet je vlees en salades koelen voor een buurtbarbecue?: Zet vlees en salades uiterlijk 2 uur voor de start gekoeld weg. Houd ze tot het serveren in koelboxen en vul het buffet liever in kleine porties aan dan alles tegelijk buiten te zetten.
Hoeveel tijd heb je nodig om een buurtbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 90 minuten voor terreincontrole, tenten, tafels, stoelen, barbecue, koelboxen en buffet. Steek de barbecue pas aan nadat het servies en de werktafels klaarstaan en de gastenontvangst geregeld is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.