Checklist voor een goed georganiseerde buurtbarbecue

Een buurtbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en een barbecue regelen. Je moet op tijd weten hoeveel buren komen, rekening houden met dieetwensen en het terrein praktisch indelen. Deze checklist helpt je vanaf de uitnodigingen tot het aanvullen van salades en dranken tijdens de middag. Let vooral op koeling, voldoende werkruimte en een plan voor regen: dat zijn onderdelen die vaak pas op de dag zelf problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers bevestigen
Weersverwachting controleren
Definitief aantal gasten tellen
Indeling terrein maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Vlees en salades koelen
2 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Marinades voorbereiden
2 personen
Servies en materialen klaarzetten
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Barbecue en werktafels plaatsen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
Salades en brood aanvullen
2 personen
Barbecue bemannen
2 personen
Gerechten serveren
3 personen
Afvalbakken legen
Laatste ronde drankjes verzorgen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drank opruimen
3 personen
Barbecue veilig laten afkoelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanaantal 4

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Verlengsnoerenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesseaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 8
Keukentangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Tel daarna het definitieve aantal gasten, zodat je boodschappen, servies, stoelen en koeling niet op een schatting baseert.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten niet pas neer als het begint te regenen, maar richt het terrein vooraf in met een droge plek voor buffet en gasten.
Koel vlees, salades en dranken afzonderlijk. Vul koelboxen met koelelementen voordat de gasten komen en houd rauw vlees tijdens de voorbereiding gescheiden van brood, salades en herbruikbaar servies.
Plan de opbouw in deze volgorde: terrein controleren, tafels en stoelen plaatsen, barbecue en werktafels neerzetten, tenten opzetten en daarna buffet, servies en versiering klaarzetten. Zo blijven looproutes en werkplekken vrij.
Wijs vóór de start iemand aan voor dranken en iemand voor koffie, thee en het aanvullen van salades en brood. Controleer na het eerste uur opnieuw de voorraad, want juist dan ontstaan lege schalen en volle afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een buurtbarbecue organiseren?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de barbecue, zodat je leveranciers en boodschappen op tijd kunt bevestigen.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een buurtbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet naast alcoholische dranken ook water en frisdrank klaar en vul de koelboxen vóór de ontvangst.
Wanneer moet ik het vlees en de salades klaarmaken?: Was en snijd groenten en bereid marinades bij voorkeur 1 dag vooraf. Houd vlees en salades gekoeld en zet ze pas vlak voor het eten op het buffet, zodat ze niet onnodig lang buiten de koeling staan.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een buurtbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van terrein, tenten, tafels, stoelen, barbecue, werktafels en buffet. Begin met het controleren van de ondergrond en eindig met het aansteken van de barbecue en het klaarzetten van gekoelde producten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.