Boodschappenlijst voor een burgerpanelbijeenkomst

Voor een burgerpanelbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Deelnemers moeten zich kunnen registreren, hun naamkaartje vinden, aantekeningen maken en de presentatie goed kunnen volgen. Regel servies, tafelmateriaal en techniek uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je nog kunt aanvullen of testen. Stem aantallen af op het aantal deelnemers en tel voor de organisatie en moderator een kleine reserve mee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 70
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiethermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 10

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speaker
Handmicrofoonsaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Materialen

Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 24
Notitieblokkenaantal 60
Balpennenaantal 70
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummerkaartenaantal 8
Geprinte agenda'saantal 60
Feedbackformulierenaantal 60
Pennenbakjesaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 6
Schilderstapeaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Thee assortiment - 100 zakjes
- Kristalsuiker - 1 kilogram
- Melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Plat mineraalwater - 12 flessen
- Bruisend mineraalwater - 12 flessen
- Appelsap - 6 liter
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Citroenen - 12 stuks
- Meergranenbrood - 8 broden
- Wit brood - 6 broden
- Volkoren wraps - 80 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Jong belegen kaas - 2 kilogram
- Plakjes kipfilet - 1,5 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Vegan roomkaas - 1 kilogram
- Kipfiletreepjes - 4 kilogram
- Falafel - 3 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Kropsla - 6 kroppen
- Paprika's - 12 stuks
- Rode uien - 1 kilogram
- Augurken - 2 potten
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Yoghurtdressing - 2 flessen
- Vegan knoflooksaus - 2 flessen
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoute crackers - 6 pakken
- Druiven - 4 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Mueslirepen - 70 stuks
- Allergenenstickers - 1 pak
- Servetten - 500 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Roerstaafjes - 100 stuks
- Afvalzakken - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Glasreiniger - 1 fles
- Handzeep - 4 flessen

Tips

Reken per deelnemer op één koffiekopje, één waterglas, één bord en één bestekset. Leg daarnaast ongeveer 10% extra servies klaar voor beschadiging, morsen of onverwachte deelnemers.
Voor een bijeenkomst van twee tot drie uur kun je per persoon twee tot drie drankjes voor het eerste uur en daarna ongeveer één drankje per uur aanhouden. Zet koffie- en waterkannen vóór de ontvangst klaar, niet pas tijdens de eerste gespreksronde.
Maak naamkaartjes voor alle deelnemers, moderator en organisatoren en neem minstens vijf blanco kaartjes mee. Leg ook tafelnummerkaarten klaar als deelnemers in gespreksrondes van tafel wisselen.
Voorzie iedereen van een notitieblok en balpen en leg per tafel een flip-over met stiften klaar. Print agenda’s en feedbackformulieren voor alle deelnemers plus ongeveer 10% reserve.
Test laptop, projector, projectiescherm, speaker en microfoons minstens 60 minuten vóór binnenkomst. Neem HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen mee; juist die worden vaak niet standaard bij de zaal of projector geleverd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en thee heb ik nodig voor een burgerpanelbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie warme drankjes per persoon en daarna ongeveer één per uur. Voor 20 deelnemers betekent dat circa 40 tot 60 drankjes in het eerste uur; houd extra koffie en thee achter de hand voor de pauze.
Hoeveel servies moet ik kopen of meenemen voor een burgerpanel?: Voorzie iedere deelnemer van een koffiekopje, waterglas, bord en bestekset. Neem ongeveer 10% extra mee; bij 30 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 33 stuks per soort, waar dat praktisch haalbaar is.
Hoeveel hand-outs en feedbackformulieren moet ik printen?: Print één agenda en één feedbackformulier per deelnemer, plus ongeveer 10% reserve. Bij 30 deelnemers kom je uit op 33 agenda’s en 33 feedbackformulieren; print ook enkele extra exemplaren voor moderator en organisatie.
Wanneer moet ik de techniek voor een burgerpanelbijeenkomst testen?: Test de laptop, projector, het scherm, geluid en de microfoons minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Leg kabels en stekkerdozen dan al op hun plek, zodat je problemen niet tijdens de registratie hoeft op te lossen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.