Einkaufsliste für ein Bürgerpanel-Treffen

Für ein Bürgerpanel-Treffen brauchst du mehr als Kaffee und Stühle: Registrierung, Gesprächsrunden und Präsentationen funktionieren nur, wenn Material und Technik vollständig bereitliegen. Diese Einkaufsliste hilft dir, Getränke, Verpflegung, Geschirr, Moderationsmaterial und Drucksachen passend zur Teilnehmerzahl zu planen. Rechne bei Getränken und Sitzplätzen nicht nur mit den angemeldeten Personen, sondern mit etwa 10 Prozent Reserve. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Adapter, Verlängerungskabel und zusätzliche Namensschilder.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 70
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 6

Küche

KaffeethermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
SchälchenAnz. 10

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
Tragbarer Lautsprecher
HandmikrofoneAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Materialien

FlipchartsAnz. 4
StifteAnz. 24
NotizblöckeAnz. 60
KugelschreiberAnz. 70
NamensschilderAnz. 60
TischnummernkartenAnz. 8
Gedruckte ProgrammeAnz. 60
Feedback-FormulareAnz. 60
StiftehalterAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 6
AbdeckbandAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
PutzlappenAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Teesortiment - 100 Beutel
- Kristallzucker - 1 Kilogramm
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Liter
- Orangensaft - 6 Liter
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Zitronen - 12 Stück
- Mehrkornbrot - 8 Brote
- Weißbrot - 6 Brote
- Vollkorn-Wraps - 80 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Junger gereifter Käse - 2 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 1,5 kilogram
- Hummus - 2 Kilogramm
- Vegane Frischkäsecreme - 1 kilogram
- Hähnchenbruststreifen - 4 Kilogramm
- Falafel - 3 Kilogramm
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 3 Kilogramm
- Kopfsalat - 6 Köpfe
- Paprika - 12 Stück
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Gewürzgurken - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Joghurtdressing - 2 Flaschen
- Vegane Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Salzcracker - 6 Packungen
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Müsliriegel - 70 Stück
- Allergenaufkleber - 1 Packung
- Servietten - 500 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Handseife - 4 Flaschen

Tipps

Plane pro Person für die erste Stunde zwei bis drei Getränke und danach etwa ein weiteres Getränk pro Stunde. Stelle Wasser zusätzlich zu Kaffee und Tee bereit und halte rund 10 Prozent Reserve zurück.
Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild, einen Kugelschreiber und einen Notizblock vor. Lege außerdem mindestens 10 zusätzliche Namensschilder für kurzfristige Änderungen und falsch geschriebene Namen bereit.
Kalkuliere bei Tellern, Tassen, Gläsern und Besteck jeweils ein Stück pro Person plus 10 Prozent Reserve. Bei einem mehrstündigen Treffen brauchst du zusätzliche Tassen oder eine Möglichkeit zum Nachspülen.
Prüfe die Präsentation spätestens am Vortag mit Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und HDMI-Kabel. Nimm mindestens ein passendes Ersatzkabel und zwei Verlängerungskabel mit, da Anschlüsse im Raum oft weiter entfernt liegen als erwartet.
Drucke Programme, Gesprächsunterlagen und Feedback-Formulare mindestens einen Werktag vor dem Treffen. Lege für jede Gesprächsrunde die benötigten Flipcharts und Stifte bereit und halte etwa 10 Prozent zusätzliche Ausdrucke vor.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Bürgerpanel-Treffen?: Plane pro Person zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und anschließend etwa ein Getränk pro weiterer Stunde. Bei 40 Teilnehmenden und drei Stunden sind damit ungefähr 160 bis 200 Getränkeportionen inklusive 10 Prozent Reserve realistisch.
Wie viele Namensschilder sollte ich für ein Bürgerpanel vorbereiten?: Bereite für jede angemeldete Person ein Namensschild vor und ergänze mindestens 10 Prozent Reserve. Bei 50 Anmeldungen solltest du also etwa 55 Namensschilder bereitlegen.
Wann muss ich die Technik für das Bürgerpanel prüfen?: Teste Laptop, Projektor, Ton, Mikrofone und HDMI-Verbindung spätestens am Vortag. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 bis 45 Minuten für den Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
Wie viele Unterlagen brauche ich für ein Bürgerpanel-Treffen?: Drucke je ein Programm und einen Satz Gesprächsunterlagen pro angemeldeter Person sowie etwa 10 Prozent Reserve. Für 50 Personen sind 55 Exemplare sinnvoll; Feedback-Formulare kannst du ebenfalls mit dieser Reservezahl vorbereiten.

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