Réunion du panel citoyen : liste de courses et de matériel

Une réunion du panel citoyen demande peu d’achats, mais beaucoup de petites fournitures faciles à oublier. Prévoyez le nécessaire pour accueillir les participants, servir le café et l’eau, organiser les échanges et présenter les supports. Cette liste rassemble la vaisselle, le matériel de réunion, les équipements audiovisuels et les documents à préparer. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, en comptant une place, un verre et un stylo par personne.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 70
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Enceinte portable
Microphones mainqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel

Chevaletsqté 4
Marqueursqté 24
Blocs-notesqté 60
Stylos à billeqté 70
Badges nominatifsqté 60
Cartes de numéros de tableqté 8
Agendas imprimésqté 60
Formulaires de feedbackqté 60
Pots à stylosqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Ruban de masquageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Sélection de thé - 100 sachets
- Sucre en poudre - 1 kilogramme
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Pain aux céréales - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Wraps complets - 80 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage à pâte mi-affinée - 2 kilogram
- Tranches de blanc de poulet - 1,5 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage à la crème vegan - 1 kilogramme
- Filets de poulet - 4 kilogrammes
- Falafel - 3 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitue pommée - 6 têtes
- Poivrons - 12 pièces
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Cornichons - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce yaourt - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail vegan - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Crackers salés - 6 paquets
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Barres de muesli - 70 unités
- Autocollants pour allergènes - 1 paquet
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez une chaise, un verre à eau, une tasse, une assiette et des couverts par participant, puis ajoutez 10 % de réserve pour les intervenants et les remplacements.
Pour le café et le thé, préparez au moins deux thermos pour une réunion de trois heures et vérifiez la veille que les tasses, les carafes et les petits bols sont disponibles.
Imprimez les agendas et les formulaires de feedback avec 10 % d’exemplaires supplémentaires. Gardez aussi quelques badges nominatifs vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, l’enceinte et les microphones au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier participant.
Installez la table d’inscription 30 minutes avant le début, avec les badges, les stylos, les blocs-notes et les cartes de numéros de table déjà triés pour éviter une file d’attente.

Questions fréquentes

Combien de gobelets et de tasses prévoir pour un panel citoyen ?: Comptez un verre à eau et une tasse par participant, plus environ 10 % de réserve. Pour 30 personnes, prévoyez donc 33 verres et 33 tasses, sans oublier quelques pièces pour l’équipe d’animation.
Quand préparer les supports imprimés de la réunion ?: Imprimez les agendas et les formulaires de feedback au moins 2 jours avant la réunion. Gardez 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les nouveaux inscrits ou les documents abîmés.
Quel matériel audiovisuel faut-il vérifier avant la réunion ?: Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, l’enceinte et les microphones au moins 60 minutes avant le début. Prévoyez aussi des rallonges et des multiprises adaptées aux prises de la salle.
Combien de temps avant faut-il installer la table d’inscription ?: Installez-la 30 minutes avant l’accueil des participants. Préparez les badges, les stylos, les blocs-notes et les documents dans l’ordre d’utilisation pour accélérer les inscriptions.

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