Burendag organiseren: een complete checklist

Een geslaagde Burendag begint niet op de ochtend zelf, maar weken eerder met een duidelijk programma en een realistische taakverdeling. Leg eerst datum, locatie, budget en activiteiten vast. Daarna regel je meldingen, tenten, geluid, uitnodigingen en vrijwilligers. In de laatste week draait alles om aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en materiaal. Deze checklist helpt je bepalen wat wanneer moet gebeuren, zodat je op de dag zelf vooral buurtbewoners kunt ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Straat en locatie controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Budget vastleggen
2 personen
Leveranciers reserveren
Partytenten reserveren
Geluid en verlichting regelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Activiteitenprogramma uitwerken
2 personen
Spelmateriaal controleren
2 personen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst maken
Dieetoverzicht delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen verzamelen
3 personen
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Terrein vrijmaken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Spelhoeken inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Barbecue veilig opstellen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Vlees en vegetarische producten klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Kinderspellen begeleiden
3 personen
Buurtspel begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue bereiden
3 personen
Barbecuebuffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden apart uitgeven
2 personen
Muziek verzorgen
Lichtdecoratie inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en dranken afsluiten
3 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Partytenten retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Straat en terrein nalopen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Welkomsttafel
Afvalbakkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Mokkenaantal 30
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveertangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjesaantal 80
Krijtbordenaantal 4
Stoepkrijtaantal 12
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10
Lantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 24

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Volleybal
Badmintonsetsaantal 4
Springtouwenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 20
Cornholebordenaantal 2
Spelkaartenaantal 6

Schoonmaak

Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Kabelmattenaantal 6
Afzetlintaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de eindtijd uiterlijk 6 weken vooraf vast. Controleer meteen of de straat of locatie beschikbaar is en of een melding of vergunning nodig is.
Verstuur de uitnodigingen 4 weken vooraf en vraag om aanmelding, dieetwensen en hulp bij activiteiten. Maak 1 week voor Burendag een definitieve deelnemerslijst en deel het dieetoverzicht met iedereen die eten voorbereidt.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur voor opbouw, ontvangst, activiteiten, eten en opruimen. Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan, zodat vragen niet bij één organisator blijven liggen.
Controleer partytenten, tafels, stoelen, afvalbakken, servies, koelboxen en verlengsnoeren minimaal 7 dagen vooraf. Test Bluetoothspeakers, koffiezetapparaten en waterkokers op locatie voordat de eerste gasten komen.
Bekijk de weersverwachting 3 dagen en opnieuw 1 dag vooraf. Zet houdbare voorraad eerder klaar, koel dranken pas kort voor de start en inspecteer de locatie op de ochtend zelf voordat je tafels en spelmateriaal neerzet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik Burendag organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met datum, programma, locatie, budget en eventuele meldingen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en vrijwilligers te verwerken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor Burendag?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 weken voor de Burendag. Geef een uiterste aanmelddatum van ongeveer 10 dagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst, dieetwensen en boodschappen kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor Burendag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor elke 10 tot 15 aanwezigen per actief onderdeel. Plan daarnaast minstens 2 mensen voor opbouw en 2 mensen voor opruimen, bij voorkeur in diensten van 2 tot 3 uur.
Wat moet ik de dag voor Burendag regelen?: Controleer 1 dag vooraf de weersverwachting, deelnemerslijst, dieetwensen, boodschappen en het materiaal. Koelbare producten en dranken zet je zo laat mogelijk koud; houdbare voorraad, servies en spelmateriaal kunnen al klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.