Journée des voisins : la checklist pour ne rien oublier

Une Journée des voisins réussie se prépare dans le bon ordre : d’abord la date, le lieu et les autorisations, puis les inscriptions, les repas et le matériel. Cette checklist rassemble les 73 tâches et 63 fournitures du plan, des premières décisions jusqu’à l’inspection du site. Vous saurez quand réserver les tentes, répartir les bénévoles, confirmer les participants et préparer les boissons. Gardez-la comme fil conducteur pour avancer sans laisser les détails urgents au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier la rue et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Fixer le budget
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Réserver des tentes de réception
Gérer le son et l'éclairage
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le programme d’activités
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des participants
Partager le plan alimentaire
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Rassembler les tables et les chaises
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Aménager les espaces de jeux
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer la viande et les produits végétariens
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
Animer le jeu de quartier
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet barbecue
2 personnes
Distribuer séparément les repas spéciaux
2 personnes
Fournir la musique
Allumer l’éclairage décoratif
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Finaliser la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les tentes de réception
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Parcourir la rue et le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Poubellesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Tassesqté 30
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 6
Plateaux en aluminiumqté 8
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 80
Panneaux en ardoiseqté 4
Craie de trottoirqté 12
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10
Lanternesqté 8
Pilesqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ball
Sets de badmintonqté 4
Cordes à sauterqté 6
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Panneaux de cornholeqté 2
Cartes de jeuqté 6

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Passe-câblesqté 6
Ruban de balisageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la rue, le lieu et les autorisations avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour vérifier les déclarations nécessaires et confirmer le programme.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des participants, les besoins alimentaires et le plan du repas.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de compter sur une aide générale : prévoyez notamment des personnes pour l’accueil, le buffet, les activités et le rangement.
Réservez les tentes, tables, chaises et équipements dès que la date est fixée. Pour les boissons, refroidissez-les la veille et utilisez les glacières et thermos prévus dans la liste du matériel.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis inspectez le lieu le matin même. Vérifiez notamment les rallonges, l’éclairage, les poubelles, les stocks et la disposition des tables.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une Journée des voisins ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de gérer les autorisations, réserver les tentes et le matériel, envoyer les invitations et organiser les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une Journée des voisins ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 10 jours avant. Vous pourrez ensuite confirmer les quantités de repas, de vaisselle et de boissons.
Quand vérifier la météo pour une fête de voisins ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’événement. Décidez alors de la disposition des tentes, des tables et des activités selon les conditions annoncées.
Combien de bénévoles prévoir pour une Journée des voisins ?: Répartissez les volontaires en équipes couvrant au minimum l’accueil, le buffet, les activités et le rangement. Pour un événement de quartier, prévoyez des créneaux de 2 heures afin que chacun puisse participer sans rester mobilisé toute la journée.

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