Zo organiseer je een bruiloftsafterparty

Een bruiloftsafterparty vraagt om een andere aanpak dan de bruiloft zelf: gasten komen later binnen, willen snel iets drinken en blijven vaak langer dan gepland. Begin daarom met de gastenlijst, locatie en ruimte-indeling voordat je boodschappen of huurmaterialen regelt. Werk daarna toe naar een vaste planning voor drank, hapjes, muziek en opbouw. Met dit plan houd je rekening met dieetwensen, slecht weer, koeling, servies en de praktische zaken die op de avond zelf vaak worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitieve gastenlijst maken
6
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
7
Indeling van de ruimte maken
2 personen
8
Muziekselectie samenstellen
9
Afspeellijst downloaden
10
Weersverwachting controleren
11
Boodschappenlijst controleren
12
Dranken bestellen
13
Huurmaterialen reserveren
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken ophalen
2 personen
16
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
17
Verse ingrediënten koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Desserts portioneren
2 personen
20
Allergenenlabels maken
21
Locatie schoonmaken
3 personen
22
Toiletten controleren
23
Meubilair afleveren
3 personen
24
Partytenten plaatsen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Buffettafels plaatsen
2 personen
28
Bar inrichten
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Servies klaarzetten
2 personen
32
Bestek klaarzetten
2 personen
33
Glazen klaarzetten
2 personen
34
Buffetgerechten klaarzetten
3 personen
35
Hapjes op schalen leggen
3 personen
36
Desserttafel inrichten
2 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Tafeldecoratie plaatsen
2 personen
39
Lichtkettingen ophangen
2 personen
40
Speakers aansluiten
2 personen
41
Muziek testen
42
Microfoon testen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Toiletartikelen aanvullen
45
Informatiebord plaatsen
46
Cadeautafel inrichten
2 personen
47
Garderobe inrichten
2 personen
48
Leveringen controleren
2 personen
49
Personeelsmaaltijd klaarzetten

Event

50
Gasten ontvangen
3 personen
51
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Muziek afspelen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet openen
2 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Dieetgerechten serveren
2 personen
58
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
59
Koffie en thee serveren
2 personen
60
Dessert serveren
2 personen
61
Dansvloer vrijmaken
2 personen
62
Toiletten controleren
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Laatste ronde aankondigen
65
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Dranken veilig opbergen
2 personen
67
Eten gekoeld opbergen
2 personen
68
Buffet afruimen
3 personen
69
Locatie opruimen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Meubilair afbreken
4 personen
74
Partytenten afbreken
4 personen
75
Locatie schoonmaken
3 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen
77
Huurmaterialen retourneren
2 personen
78
Apparatuur opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelaantal 8
Buffettafelaantal 4
Bistrotafelaantal 4
Klapstoelaantal 85
Statafelhoesaantal 4
Tafellakenaantal 12
Garderoberekaantal 2
Cadeautafel

Servies

Dinerbordaantal 90
Dessertbordaantal 90
Komaantal 40
Koffiekopaantal 70
Waterglasaantal 100
Wijnglasaantal 100
Bierglasaantal 80
Champagneflûteaantal 90
Koffielepelaantal 70
Eetvorkaantal 100
Eetmesaantal 100
Eetlepelaantal 60
Opscheplepelaantal 12

Keuken

Serveerschaalaantal 16
Serveertangaantal 8
Snijplankaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 2
Thermoskanaantal 6
IJslepelaantal 2
Flessenopeneraantal 4
Kurkentrekkeraantal 4
Koelboxaantal 6
IJscontaineraantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Koelkastaantal 2
Warmhoudbakaantal 6
Bain-marieaantal 2
Bluetoothspeakeraantal 2
Draadloze microfoon
Mengpaneel
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6

Decoratie

Ballonnenboogaantal 2
Ballonnenaantal 120
Slingersaantal 8
Ledkaarsenaantal 30
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 12
Fotowand
Fotopropsaantal 20
Welkomstbord

Verlichting

Lichtkettingaantal 6
Ledspotaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakaantal 8
Emmeraantal 3
Dweilaantal 3
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 10 dagen vooraf. Gebruik die voor dieetwensen, drankberekening, servies en het aantal stoelen en statafels.
Bezoek de locatie minstens 2 weken vooraf en teken de indeling uit. Controleer waar de partytent, buffettafel, cadeautafel, garderobe en toiletten komen te staan.
Bestel huurmaterialen en dranken minimaal 7 dagen vooraf. Plan het ophalen of bezorgen zo dat je op de dag zelf nog tijd houdt voor koelen, klaarzetten en eventuele tekorten.
Bereid houdbare hapjes en desserts de dag ervoor voor, maar koel verse ingrediënten pas daarna. Maak allergenenlabels en zet serveerschalen, tangen en opscheplepels per gerecht klaar.
Download de afspeellijst voordat de gasten arriveren en controleer de weersverwachting 24 uur vooraf. Zo kun je tijdig partytenten plaatsen en voorkom je dat muziek of opbouw afhankelijk is van internet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren organiseer je een bruiloftsafterparty?: Begin ongeveer 4 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en locatie. Leg huurmaterialen en dranken uiterlijk 7 dagen vooraf vast en maak de definitieve planning 2 dagen voor de afterparty.
Hoeveel drank heb je nodig voor een bruiloftsafterparty?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur. Tel daarnaast water en koffie mee en bestel uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je nog kunt bijstellen.
Wanneer bereid je hapjes voor een bruiloftsafterparty?: Maak houdbare onderdelen en desserts de dag ervoor. Bereid verse hapjes op de dag zelf en zet gekoelde ingrediënten pas enkele uren voor aanvang klaar.
Wanneer controleer je het weer voor een bruiloftsafterparty?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bij buitenopstelling moeten partytenten en tafels vóór de komst van de gasten staan, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft om te bouwen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.