Hochzeits-Afterparty organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer Hochzeits-Afterparty entscheidet die Reihenfolge über einen entspannten Abend. Beginne mit Gästeliste, Ort und Raumaufteilung, bevor du Getränke, Leihmaterial und Essen festlegst. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Einladungen verschickt und Ernährungswünsche erfasst sein. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Bestellungen und haltbare Vorräte; am Veranstaltungstag kommen Aufbau, Kühlung und Buffetvorbereitung zusammen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Endgültige Gästeliste erstellen
- 6
Ortstermin durchführen
2 Personen
- 7
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
- 8
Musikauswahl zusammenstellen
- 9
Playlist herunterladen
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Getränke bestellen
- 13
Leihmaterialien reservieren
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Getränke abholen
2 Personen
- 16
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 17
Frische Zutaten kühlen
2 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 19
Desserts portionieren
2 Personen
- 20
Allergenkennzeichnungen erstellen
- 21
Location reinigen
3 Personen
- 22
Toiletten kontrollieren
- 23
Möbel anliefern
3 Personen
- 24
Partyzelte aufstellen
4 Personen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Buffet-Tische aufstellen
2 Personen
- 28
Bar einrichten
2 Personen
- 29
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 30
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 31
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 32
Besteck bereitstellen
2 Personen
- 33
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 34
Buffetgerichte bereitstellen
3 Personen
- 35
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 36
Desserttisch vorbereiten
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 38
Tischdekoration aufstellen
2 Personen
- 39
Lichterketten aufhängen
2 Personen
- 40
Lautsprecher anschließen
2 Personen
- 41
Musik testen
- 42
Mikrofon testen
- 43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 44
Toilettenartikel auffüllen
- 45
Infotafel aufstellen
- 46
Geschenketisch einrichten
2 Personen
- 47
Garderobe einrichten
2 Personen
- 48
Lieferungen überprüfen
2 Personen
- 49
Mitarbeitermahlzeit vorbereiten
Event
- 50
Gäste empfangen
3 Personen
- 51
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Musik abspielen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Buffet eröffnen
2 Personen
- 56
Buffet auffüllen
3 Personen
- 57
Diätgerichte servieren
2 Personen
- 58
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 59
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 60
Dessert servieren
2 Personen
- 61
Tanzfläche freiräumen
2 Personen
- 62
Toiletten kontrollieren
- 63
Mülleimer leeren
2 Personen
- 64
Letzte Runde ankündigen
- 65
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Getränke sicher verstauen
2 Personen
- 67
Essen gekühlt aufbewahren
2 Personen
- 68
Buffet abräumen
3 Personen
- 69
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Abfall sammeln
3 Personen
- 72
Dekoration entfernen
3 Personen
- 73
Möbel abbauen
4 Personen
- 74
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 75
Location reinigen
3 Personen
- 76
Fundsachen sammeln
- 77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 78
Ausrüstung verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- KlapptischAnz. 8
- Buffet-TischAnz. 4
- BistrotischAnz. 4
- KlappstuhlAnz. 85
- StehtischhusseAnz. 4
- TischdeckeAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 2
- Geschenketisch
Geschirr
- SpeisetellerAnz. 90
- DesserttellerAnz. 90
- SchüsselAnz. 40
- KaffeetasseAnz. 70
- WasserglasAnz. 100
- WeinglasAnz. 100
- BierglasAnz. 80
- ChampagnerflöteAnz. 90
- KaffeelöffelAnz. 70
- EssgabelAnz. 100
- TafelmesserAnz. 100
- EsslöffelAnz. 60
- SchöpfkelleAnz. 12
Küche
- ServierplatteAnz. 16
- ServierzangeAnz. 8
- SchneidebrettAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- MischschüsselAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- ThermoskanneAnz. 6
- EislöffelAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 4
- KühlboxAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlschrankAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- Bain-MarieAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- SteckdosenleisteAnz. 6
Dekoration
- BallonbogenAnz. 2
- BallonsAnz. 120
- GirlandenAnz. 8
- StumpenkerzenAnz. 30
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischnummernAnz. 12
- Fotowand
- FotopropsAnz. 20
- Willkommensschild
Beleuchtung
- LichterketteAnz. 6
- LED-SpotAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- MülleimerAnz. 8
- EimerAnz. 3
- WischmoppAnz. 3
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertuchAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor der Afterparty fest. Erst dann lassen sich Getränke, Geschirr, Sitzplätze und Buffetgröße zuverlässig planen.
- Reserviere Festzelt, Klapptische, Stühle und weitere Leihmaterialien mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Gerade Zelt, Möbel und Gläser sind kurzfristig oft nicht vollständig verfügbar.
- Plane Getränke getrennt nach Empfang, Essen und späterem Ausklang. Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; Wasser sollte von Beginn an sichtbar bereitstehen.
- Bereite Snacks und portionierte Desserts am Vortag vor, aber kühle frische Zutaten erst nach dem Einkauf. Allergenkennzeichnungen gehören direkt an die jeweiligen Speisen, nicht nur auf eine separate Liste.
- Teile den Aufbau in feste Zeitfenster: zuerst Zelt und Möbel, danach Buffet und Geschenketisch, zuletzt Gläser, Getränke und Musik. Kontrolliere Toiletten und Location mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Hochzeits-Afterparty planen?
- Starte mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Gästeliste, Ort und Einladungen. Leihmaterialien und Getränke sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin reserviert oder bestellt sein.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Hochzeits-Afterparty?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich ausreichend Wasser bereit. Für die weitere Planung zählt vor allem die endgültige Gästezahl, die du etwa 7 Tage vorher bestätigst.
- Wann soll ich das Buffet für die Afterparty vorbereiten?
- Snacks und Desserts kannst du am Vortag vorbereiten und portionieren. Frische Zutaten gehören bis kurz vor dem Aufbau in den Kühlschrank; stelle das Buffet idealerweise 30 bis 45 Minuten vor Beginn fertig.
- Was muss am Tag der Hochzeits-Afterparty zuerst erledigt werden?
- Beginne mit Locationkontrolle, Zelt- und Möbelaufbau, damit Buffet und Getränke später ungestört folgen können. Plane für Aufbau und letzte Kontrollen mindestens 2 Stunden ein und schließe die Toilettenkontrolle etwa 60 Minuten vor Beginn ab.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!