Brouwerijtour organiseren: checklist en planning

Een brouwerijtour staat of valt met een haalbare route, vaste reserveringen en duidelijk vervoer tussen de brouwerijen. Plan eerst de locaties en tijden, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen en leg het programma opnieuw vast bij alle brouwerijen. In de laatste week draait het om deelnemersinformatie, boodschappen en controle van materiaal. Deze checklist helpt je bovendien om zaken als noodcontacten, powerbanks, proefnotitiekaarten en snacks niet pas op de ochtend zelf te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Brouwerijen selecteren
2 personen
Route tussen brouwerijen bepalen
2 personen
Reserveringen maken
Vervoer reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Betaalgegevens controleren
Programma bevestigen
Brouwerijen nabellen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Noodcontacten verzamelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Broodjes en snacks inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routekaarten printen
Deelnemersbadges maken
Proefnotitiekaarten printen
EHBO-set controleren
Telefoons en powerbanks opladen
Materialen klaarzetten
2 personen
Rugzakken en koelboxen pakken
2 personen
Aanmeldpunt opbouwen
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Routebord ophangen
Snacks en broodjes klaarzetten
2 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
Badges uitdelen
Programma toelichten
Veiligheidsafspraken uitleggen
Groep naar eerste brouwerij begeleiden
2 personen
Rondleiding eerste brouwerij volgen
20 personen
Eerste proeverij begeleiden
2 personen
Dranken en water bijvullen
2 personen
Groep naar tweede brouwerij begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Rondleiding tweede brouwerij volgen
20 personen
Tweede proeverij begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Groep naar derde brouwerij begeleiden
2 personen
Rondleiding derde brouwerij volgen
20 personen
Derde proeverij begeleiden
2 personen
Groepsfoto maken
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
Aanwezigheid bij vertrek controleren

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Tafels en materialen afbreken
3 personen
Glazen en servies afwassen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen controleren
Materialen retourneren
2 personen
Openstaande betalingen afhandelen
Verloren voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 6
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 4

Servies

Proefglazenaantal 30
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Serveerbladenaantal 6
Schenkkanaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Bluetoothspeaker

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Maatbekersaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Koeltasaantal 2

Decoratie

Routebord
Tafeldecoratieaantal 6
Deelnemersbadgesaantal 25
Badgehoudersaantal 25
Proefnotitiekaartenaantal 25
Pennenaantal 25
Plakbandaantal 2
Touw

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Verlengkabelsaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2
Handdoekdispenser

Catering

Boodschappen

Tips

Plan tussen twee brouwerijen extra reistijd en houd rekening met instappen, parkeren en een korte uitloop. Een programma dat exact aansluit, loopt bij de eerste vertraging al achter.
Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin de route, vertrektijd, contactpersoon, vervoersafspraken, dieetopties en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer dieetwensen en het aantal aanmeldingen voordat je broodjes, snacks en dranken koopt. Neem per geplande eetronde een kleine reserve mee, zodat niemand zonder eten zit.
Koel de dranken en pak koelboxen, koelelementen, proefglazen en waterglazen de avond ervoor. Leg ook routekaarten, badges en proefnotitiekaarten per deelnemer klaar.
Laad telefoons en powerbanks volledig op en verzamel noodcontacten vóór de dag begint. Bewaar de deelnemerslijst en betaalgegevens zowel digitaal als offline, voor het geval bereik of stroom wegvalt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een brouwerijtour reserveren?: Reserveer de brouwerijen en het vervoer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Bij een grotere groep of een tour op een drukke dag is 8 weken veiliger, zodat route en capaciteit nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel brouwerijen plan je op één dag?: Plan meestal 2 tot 3 brouwerijen op één dag. Houd per locatie minimaal 90 minuten aan en plan tussen locaties extra reistijd; zo blijft er ruimte voor uitleg, proeven en vertraging.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een brouwerijtour?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek. Bevestig daarin de vertrektijd, route, vervoerswijze, contactpersoon, noodnummer en eventuele wijzigingen in het programma.
Hoeveel snacks en broodjes heb ik nodig voor een brouwerijtour?: Reken per deelnemer op minstens 1 vullend broodje en 2 kleine snacks naast de proeverijen. Koop daarnaast ongeveer 10 procent extra, vooral wanneer de tour meerdere uren duurt of maaltijden niet vaststaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.