Breakdancebattle organiseren: checklist en planning
Een breakdancebattle draait om een strak wedstrijdverloop, goede muziek en een vloer waarop deelnemers veilig kunnen bewegen. Leg eerst datum, locatie en battleformat vast en regel daarna jury, DJ en presentator. Denk niet alleen aan de battle zelf: aanmeldingen, startnummers, polsbandjes, jurybriefing en duidelijke routing bepalen hoeveel rust er op de dag is. Met deze checklist werk je van de eerste afspraken naar een compleet draaiboek met materiaal, deelnemersinformatie en publieksbegeleiding.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Battleformat bepalen
2 personen
Juryleden benaderen
DJ vastleggen
Presentator vastleggen
Fotograaf vastleggen
Muziek- en lichtapparatuur reserveren
Dansvloer reserveren
Verzekering controleren
Huisregels opstellen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Startlijst samenstellen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Draaiboek afdrukken
Armbandjes en polsbanden klaarleggen
Prijzen en certificaten bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree inspecteren
2 personen
Dansvloer leggen
4 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtapparatuur opbouwen
2 personen
Stroomkabels veilig afplakken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Banners en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Inschrijftafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Juryleden ontvangen
Deelnemersbriefing geven
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Openingsprogramma presenteren
2 personen
Voorronde begeleiden
5 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Pauzeprogramma verzorgen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Halve finales begeleiden
5 personen
Finalisten bekendmaken
2 personen
Finale begeleiden
5 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Dansvloer verwijderen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Facturen en bonnetjes archiveren
Foto's en uitslagen publiceren
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Klaptafelsaantal 4
- Jurytafel
- Garderoberekkenaantal 3
- Statafelsaantal 6
Sportmateriaal
- Breakdancevloer
- Vloerondermatten
- Startnummersaantal 40
- Polsbandjes deelnemersaantal 50
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Audiomixer
- DJ-controller
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Luidsprekerkabelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Stroomhaspelsaantal 3
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Werklampenaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Decoratie
- Eventbannersaantal 4
- Richtingsbordenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonpompaantal 2
- Decoratiedoekaantal 4
- Kabelbindersaantal 100
- Gaffer tapeaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Schenkkanaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Servettenhoudersaantal 8
- Voedselbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 4
- EHBO-koffer
- Koelmattenaantal 12
Catering
- Waterdispensersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
- Menukaartenaantal 8
- Prijsbekersaantal 3
- Certificatenaantal 40
- Juryformulierenaantal 100
- Clipboardsaantal 6
- Pennenaantal 30
- Kassa
- Pinapparaat
- Geldkistje
- Polsbandjes bezoekersaantal 250
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Handschoenenaantal 20
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 4
Tips
- Leg het battleformat vast voordat je de aanmeldingen opent. Vermeld minimaal de categorieën, het aantal deelnemers, de manier van loten en hoeveel rondes elke deelnemer danst.
- Reserveer de breakdancevloer en vloerondermatten ruim vóór de wedstrijddatum. Controleer op locatie ook de beschikbare ruimte, vlakke ondergrond en vrije doorgangen rondom de dansvloer.
- Plan een technische test van geluid en licht vóór de deuren opengaan. Test actieve speakers, subwoofers, microfoons en DJ-controller samen; leg verlengkabels en stekkerdozen zo vast dat niemand erover struikelt.
- Maak de startlijst pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en deelnemers zijn bevestigd. Print extra exemplaren van het draaiboek en geef jury en presentator elk hun eigen versie tijdens de briefing.
- Richt bij binnenkomst aparte punten in voor registratie, polsbandjes en garderobe. Leg startnummers, richtingsborden en eventuele dieetwensen uiterlijk op de dag vóór de battle klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een breakdancebattle organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie en format vast; daarna regel je jury, DJ, presentator, apparatuur en promotie. Houd de laatste 7 dagen vrij voor deelnemersbevestiging, startlijst en techniekcontrole.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een breakdancebattle?
- Voor een kleinschalige battle zijn 3 juryleden een praktisch minimum. Plan daarnaast uiterlijk 2 weken vooraf een jurybriefing waarin je het wedstrijdreglement, de beoordelingspunten en het tijdschema doorneemt.
- Hoeveel ruimte heb je nodig voor een breakdancebattle?
- Reserveer naast de dansvloer minimaal 1,5 meter vrije ruimte rondom de vloer voor jury, presentator en veiligheid. Tel daar ruimte bij op voor publiek, DJ en deelnemers die wachten; controleer dit minstens 4 weken vooraf in de locatie zelf.
- Wat moet ik op de dag van een breakdancebattle als eerste regelen?
- Begin ongeveer 3 uur voor de start met opbouw, stroom en geluidstest. Controleer daarna de vloer, microfoons, licht, registratiebalie, startnummers en polsbandjes voordat deelnemers binnenkomen; plan minimaal 30 minuten voor de jurybriefing.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!