Checklist para organizar una batalla de breakdance

Organizar una batalla de breakdance exige coordinar participantes, jurado, música, espacio y tiempos con bastante antelación. Esta checklist reúne el trabajo desde la elección de la fecha y el lugar hasta la lista de salida, la reunión del jurado y la entrega de premios. Incluye también los puntos que suelen quedarse para el final: permisos, seguro, reglamento, preferencias dietéticas, pulseras y comprobaciones técnicas. Sigue el plan por fases para llegar al día del evento con las decisiones cerradas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Definir el formato del duelo
2 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al DJ
Confirmar al presentador
Contratar fotógrafo
Reservar el equipo de música e iluminación
Reservar pista de baile
Comprobar el seguro
Redactar las normas de la casa
2 personas
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Elaborar la lista de salida
2 personas
Preparar la reunión del jurado
Imprimir el plan de trabajo
Preparar pulseras y brazaletes
Pedir premios y certificados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el suelo y la entrada
2 personas
Instalar la pista de baile
4 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar el equipo de iluminación
2 personas
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar banners y señalización
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Atender la mesa de inscripción
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Recibir a los miembros del jurado
Dar la información a los participantes
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Presentar el programa de apertura
2 personas
Dirigir la ronda preliminar
5 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Organizar el programa del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar las semifinales
5 personas
Anunciar a los finalistas
2 personas
Coordinar la final
5 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Anunciar el cierre
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la pista de baile
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Archivar facturas y recibos
Publicar las fotos y los resultados
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas plegablescant. 4
Mesa del jurado
Percheroscant. 3
Mesas altascant. 6

Material deportivo

Pista de breakdance
Alfombrillas para el suelo
Dorsalescant. 40
Pulseras para participantescant. 50

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Controlador de DJ
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cables de altavozcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas de trabajocant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Decoración

Banners del eventocant. 4
Señales direccionalescant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Tela decorativacant. 4
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Jarracant. 4
Abrebotellascant. 4
Porta-servilletascant. 8
Bandejas de comidacant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12

Catering

Dispensadores de aguacant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Papeleracant. 8
Cartas del menúcant. 8
Copas premiocant. 3
Certificadoscant. 40
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Caja registradora
Máquina de sellado
Caja de efectivo
Pulseras para visitantescant. 250
Compras

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Guantescant. 20
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Cierra el formato del duelo antes de abrir las inscripciones: define categorías, número de rondas, duración y criterios de valoración. Así el reglamento y la lista de salida no tendrán que rehacerse después.
Confirma al DJ, al presentador y a los miembros del jurado con varias semanas de margen. Pídeles también sus necesidades técnicas y reserva el equipo de sonido e iluminación antes de anunciar el programa definitivo.
Comprueba el lugar al menos una semana antes con una prueba de la pista, los altavoces, los micrófonos y las luces. No dejes para el mismo día los cables, las regletas, los soportes ni las lámparas de trabajo.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de preparar la lista de participantes. Después asigna dorsales y pulseras, confirma quién compite y prepara una lista de salida que el presentador pueda seguir sin improvisar.
Prepara una reunión breve del jurado y un plan de trabajo impreso para el día del evento. Guarda también copias del reglamento, las normas de la casa, los contactos y la información del seguro en la mesa del jurado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una batalla de breakdance?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar el lugar y los permisos, confirmar DJ, presentador y jurado, publicar las inscripciones y reservar la pista, el sonido y la iluminación.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para una batalla de breakdance?: Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Necesitas tiempo para confirmar participantes, revisar preferencias dietéticas, preparar dorsales y pulseras y elaborar la lista de salida.
¿Qué equipo de sonido necesita una batalla de breakdance?: Como mínimo, prepara altavoces activos, subwoofers, mesa de mezclas, controlador de DJ, micrófonos inalámbricos, soportes y cables suficientes. Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de que llegue el público.
¿Cuándo se prepara el reglamento de la competición?: Redáctalo antes de publicar el formulario de inscripción, idealmente 6 semanas antes. Debe explicar el formato del duelo, las rondas, los criterios del jurado y cualquier condición que los participantes deban aceptar.

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