Organiser un battle de breakdance sans rien oublier

Un battle de breakdance demande plus qu’une piste et un DJ. Il faut verrouiller le format, les autorisations, les inscriptions et le rôle de chaque intervenant avant le jour J. Cette checklist t’aide à avancer dans l’ordre, depuis le choix du lieu jusqu’au briefing du jury. Elle couvre aussi les oublis fréquents : câbles, éclairage, numéros de départ, bracelets, besoins alimentaires et documents imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Définir le format du battle
2 personnes
Contacter les membres du jury
Réserver le DJ
Réserver un animateur
Réserver le photographe
Réserver le matériel de musique et d’éclairage
Réserver la piste de danse
Vérifier l’assurance
Rédiger le règlement intérieur
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Établir la liste de départ
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Imprimer le déroulé
Préparer les bracelets et poignets
Commander les prix et les certificats
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le sol et l’entrée
2 personnes
Installer la piste de danse
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Monter l’éclairage
2 personnes
Fixer les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les bannières et la signalétique
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Accueillir les membres du jury
Faire le briefing des participants
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Présenter le programme d’ouverture
2 personnes
Encadrer les éliminatoires
5 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Assurer le programme de la pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer les demi-finales
5 personnes
Annoncer les finalistes
2 personnes
Encadrer la finale
5 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Annoncer la clôture
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la piste de danse
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Classer les factures et les reçus
Publier les photos et les résultats
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables pliantesqté 4
Table du jury
Portantsqté 3
Tables hautesqté 6

Matériel de sport

Piste de breakdance
Tapis de sol
Numéros de départqté 40
Bracelets des participantsqté 50

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Mixeur audio
Contrôleur DJ
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles de haut-parleurqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Enrouleurs électriquesqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de chantierqté 4
Lampes à batterieqté 6

Décoration

Bannières d’événementqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Tissu décoratifqté 4
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Carafeqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Porte-serviettesqté 8
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Trousse de premiers secours
Tapis rafraîchissantsqté 12

Catering

Distributeurs d'eauqté 2
Machines à caféqté 2
Poubellesqté 8
Cartes de menuqté 8
Coupesqté 3
Certificatsqté 40
Fiches de juryqté 100
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Caisse
Terminal de paiement
Caisse en métal
Bracelets des visiteursqté 250
Courses

Nettoyage

Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariots de ménageqté 2
Gantsqté 20
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Fixe le format du battle avant de lancer les inscriptions : précise le nombre de participants, les catégories, les tours et les critères de jugement. Le jury et l’animateur doivent recevoir ces informations au moins 7 jours avant l’événement.
Réserve le DJ, l’animateur, le jury et le photographe dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévois un contact de remplacement pour les intervenants essentiels, surtout si le battle a lieu un week-end.
Teste toute la chaîne audio et électrique sur place avant l’ouverture : subwoofers, mixeur, contrôleur DJ, microphones, câbles, rallonges et multiprises. Garde les serre-câbles et les enrouleurs électriques accessibles pour sécuriser rapidement l’installation.
Ferme les inscriptions assez tôt pour établir la liste de départ et préparer les numéros ainsi que les bracelets. Une clôture 7 jours avant le battle laisse encore le temps de confirmer les participants et de recueillir leurs besoins alimentaires.
Imprime le déroulé, le règlement du concours, le règlement intérieur et le briefing du jury en plusieurs exemplaires. Prépare aussi les panneaux directionnels et les lampes à batterie : ils sont souvent oubliés alors qu’ils facilitent l’accueil et les déplacements sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un battle de breakdance ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, le DJ, l’animateur et le jury, puis de gérer les autorisations, les inscriptions, la promotion et le matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un battle de breakdance ?: Clôture-les environ 7 jours avant l’événement. Tu peux ainsi confirmer les participants, établir la liste de départ, préparer les numéros et transmettre les informations finales au jury et à l’animateur.
Quel matériel audio faut-il prévoir pour un battle de breakdance ?: Prévoyez notamment des subwoofers, un mixeur audio, un contrôleur DJ, des microphones sans fil, des pieds de micro et les câbles nécessaires. Ajoute des rallonges, des multiprises et des enrouleurs électriques, puis teste l’ensemble avant l’accueil du public.
Quand préparer le briefing du jury ?: Prépare-le au moins 7 jours avant le battle, après avoir fixé le règlement et les critères de jugement. Remets ensuite une version imprimée à chaque membre du jury le jour de l’événement.

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